Đặc điểm nổi bật của phân phối vật chất là nó hình thành nên một loạt chức năng và hoạt động trong một phạm vi nhất định. Trong thực tế, các hoạt động phân phối có thể vượt ra bên ngoài những giới hạn cụ thể. Ví dụ, vật chất với tư cách là một dịch vụ vượt quá phạm vi công việc bình thường của các công ty giao nhận hàng, do đó nó sẽ kết nối hai hoặc nhiều doanh nghiệp riêng biệt lại với nhau. Sự phức tạp của việc thiết lập kênh phân phối vật chất là xác định phạm vi hoạt động của nó. Phạm vi hoạt động phân phối vật chất thường được xem dưới hai khía cạnh: các mối quan hệ bên trong và các mối quan hệ bên ngoài.

 Xác định phạm vi hoạt động của hệ thống phân phối vật chất

Đặc điểm nổi bật của phân phối vật chất là nó hình thành nên một loạt chức năng và hoạt động trong một phạm vi nhất định. Trong thực tế, các hoạt động phân phối có thể vượt ra bên ngoài những giới hạn cụ thể. Ví dụ, vật chất với tư cách là một dịch vụ vượt quá phạm vi công việc bình thường của các công ty giao nhận hàng, do đó nó sẽ kết nối hai hoặc nhiều doanh nghiệp riêng biệt lại với nhau. Sự phức tạp của việc thiết lập kênh phân phối vật chất là xác định phạm vi hoạt động của nó. Phạm vi hoạt động phân phối vật chất thường được xem dưới hai khía cạnh: các mối quan hệ bên trong và các mối quan hệ bên ngoài.

b) Các mối quan hệ bên trong của doanh nghiệp

Hoạt động phân phối vật chất trong phạm vi bên trong của doanh nghiệp đóng vai trò kết hợp các hoạt động marketing, sản xuất và tài chính. Tuy nhiên trên thực tế các hoạt động hàng ngày của các tổ chức nói trên lại rất trái ngược nhau.

Mối quan tâm chính của marketing là khối lượng bán và tỷ phần thị trường. Các chiến dịch marketing cần phải được tiến hành trong một khoảng thời gian xác định, do nhu cầu phải tạo ra một loạt hoạt động khuyếch trương các sản phẩm để duy trì hoặc cải thiện vị trí của doanh nghiệp trên thị trường. Sự tập trung vào một khía cạnh như vậy có thể dẫn đến sự gián đoạn hoặc tách biệt giữa hoạt động marketing với hoạt động sản xuất. Những hoạt động khuyếch trương thương mại cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong các yêu cầu hỗ trợ cho hoạt động phân phối vật chất.

Hoạt động sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm theo một kế hoạch cụ thể đã xác định với những mục tiêu về chi phí vật chất với chất lượng sản phẩm. Các chiến lược sản xuất nhấn mạnh về sự linh hoạt và sự thay đổi nhanh chóng các trang thiết bị để sản xuất ra nhiều chủng loại sản phẩm, nhưng vấn đề là phải duy trì được sự cân bằng trong sản xuất và hiệu quả trong kinh doanh.

Người phụ trách tài chính của một doanh nghiệp cần phối hợp hài hòa giữa các mục tiêu tổng quát về sự tăng trưởng và sự thành công về tài chính. Tuy nhiên, phạm vi quan tâm của họ tập trung vào kết quả hoạt động cuối cùng của vốn đầu tư. Thực tế là phần lớn các doanh nghiệp thuộc bất kì quy mô nào đều luôn chịu áp lực phải duy trì mức doanh thu và đạt được sự lưu chuyển tiền tệ có lợi. Sự gò ép về mặt tài chính sẽ tạo ra áp lực lớn đòi hỏi hoạt động phân phối vật chất phải suôn sẻ, và phải kiểm soát việc đầu tư vào những lĩnh vực như lưu kho hàng hóa với một mức tối thiểu. Những xung đột về vốn giữa các lĩnh vực hoạt động của một nhà sản xuất cũng rõ ràng như trong kinh doanh bán buôn và bán lẻ. Phạm vi mâu thuẫn tồn tại giữa các bộ phận cơ bản bên trong tổ chức một doanh nghiệp, đã trở thành những động lực cơ bản thúc đẩy sự mở rộng nhanh chóng các hoạt động phân phối vật chất phối hợp.

Phân phối vật chất phối hợp đóng vai trò trung gian và điều hòa sự khác biệt giữa các bộ phận bên trong của một doanh nghiệp, như hoạt động bắc cầu, phân phối vật chất đóng vai trò giúp cho sự kết hợp giữa hoạt động sản xuất với hoạt động marketing. Để điều hòa sự khác biệt giữa sản xuất và marketing, doanh nghiệp tiến hành phân phối vật chất cần triển khai các chiến lược lạo bỏ những đòi hỏi quá đáng về thời gian giao hàng và về hình dáng sản phẩm.

c) Các mối quan hệ bên ngoài của doanh nghiệp

Phạm vi hoạt động phân phối vật chất giữa các thành viên trong kênh phức tạp hơn nhiều so với phạm vi hoạt động bên trong của một doanh nghiệp. Xét về bản chất, kênh phân phối trở thành võ đài để các thành viên trong kênh điều hòa những khác biệt.

Nhiệm vụ chính của kênh là điều hòa những sự khác biệt cơ bản giữa các phương thức kinh doanh của các thành viên của kênh, do vậy phân phối vật chất dựa trên phần lớn các hoạt động mở rộng bên ngoài mỗi thành viên. Cấu trúc kênh phân phối vật chất và khuôn khổ hoạt động được thỏa thuận giữa các thành viên trong kênh sẽ là điểm cốt lõi của các hoạt động liên tục. Để làm  cho kênh phân phối vật chất làm đúng chức năng của nó như kế hoạch đã đặt ra, thì mỗi thành viên trong kênh cần thường xuyên trao đổi những thông tin cần thiết có liên quan tới công việc chi tiết trong hoạt động. Sự phối hợp chặt chẽ trong các hoạt động cần được thực hiện cả bên trong và bên ngoài của tất cả mọi thành viên trong kênh.

Hồng Nhung