Việc hiểu rõ và quản lý các quá trình có mối tương tác với nhau như một hệ thống góp phần vào tính hiệu lực và hiệu quả của tổ chức trong việc đạt được các kết quả mong đợi. Cách tiếp cận này cho phép tổ chức kiểm soát các mối quan hệ và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các quá trình trong hệ thống, do đó kết quả hoạt động tổng thể của tổ chức có thể được nâng cao.

Quản lý các quá trình và hệ thống như một tổng thể có thể đạt được bằng cách sử dụng chu trình PDCA với tập trung tổng thể vào tư duy dựa trên rủi ro nhằm tận dụng cơ hội và ngăn ngừa các kết quả không mong muốn.

Cách tiếp cận theo quá trình bao gồm việc xác định, quản lý một cách có hệ thống các quá trình, và các mối tương tác của chúng, để đạt được kết quả dự định phù hợp với các chính sách chất lượng và định hướng chiến lược của tổ chức.

Để tổ chức hoạt động có hiệu quả cần phải xác định và quản trị tất cả các quá trình liên quan và có sự tương tác lẫn nhau. Thông thường đầu ra của quá trình trước sẽ trực tiếp là đầu vào của quá trình tiếp theo. Các quá trình thường bao gồm một hoặc nhiều hoạt động để biến đầu vào thành đầu ra. Để thực hiện các hoạt động đó cần phân bổ các nguồn lực cần thiết và cần thiết lập một hệ thống đo lường đánh giá để thu thập dữ liệu nhằm phân tích và đánh giá hiệu năng của quá trình.

Việc xác định một cách có hệ thống và quản trị các quá trình được triển khai trong tổ chức và đặc biệt là quản trị sự tương tác giữa các quá trình đó gọi là “ cách tiếp cận quá trình”

Nội dung của phương pháp tiếp cận quá trình: Bao gồm những hoạt động cơ bản sau :

Nhận diện tất cả các quá trình và áp dụng chúng trong toàn doanh nghiệp : Việc nhận diện và xác định các quá trình là yêu cầu đầu tiên và gần như là bắt buộc của việc xây dựng bất kỳ một hệ thống quản trị chất lượng nào. Đây cũng là khó khăn lớn mà doanh nghiệp phải vượt qua.

Xác định trình tự và mối quan hệ tác động qua lại giữa các quá trình : Sắp xếp các quá trình theo một trình tự hợp trị, diễn tả dãy quan hệ của chuỗi các quá trình cũng như chỉ rõ các mặt tiếp xúc giữa chúng.

Quản trị tốt các quá trình cũng như sự tương tác giữa các quá trình : Với mỗi quá trình cần phải xác định phương pháp và cách thức quản trị phù hợp. Cách thức chung là vận dụng chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Action) vào từng quá trình một.

Plan : Xác định mục tiêu, lập kế hoạch thực hiện các quá trình

Do : Triển khai quá trình

Check : Giám sát và đo lường các quá trình

Action : Tiến hành các hoạt động cần thiết để cải tiến và năng cao hiệu năng của quá trình.

Hồng Nhung