·        Chào hỏi khách:

Khi khách tới phải chào và đón khách với thái độ vui vẻ, niềm nở, lịch sự. nếu biết trước tên, hãy chào đón khách bằng chính tên của họ.

- Trường hợp khách đến lần đầu: Thư ký giới thiệu tên mình trước, sau đó khéo léo hỏi tên khách hàng. Nếu khách đưa danh thiếp, thư ký phải trình cho Giám đốc và báo cáo về người đó.

- Trường hợp khách cấp trên hoặc khách quan trọng: Thư ký phải đứng lên chào vui vẻ khi khách đến và ra về. Đối với Giám đốc, thư ký cũng phải làm như vậy vào mỗi đầu buổi sáng và cuối ngày làm việc.

- Trường hợp khách đến khi thư ký bận việc khác không thể dừng lại (VD: đang có điện thoại). Thư ký vẫn phải ra dấu chào hỏi khách và tỏ thái độ sẽ tiếp khách ngay sau khi xong việc.

·        Bày tỏ sự quan tâm:

Thư ký phải bày tỏ sự quan tâm  đến khách và trả lời đầy đủ các câu hỏi của khách. Sự sốt sắng và và tích cực của thư ký sẽ gây được ấn tượng tốt đẹp của khách về toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp.

·        Phải biết tên, nơi làm việc. mục đích đến thăm của khách: phần lớn các DN, tất cả khách đến liên hệ đều ghi lại tên khách , nghề nghiệp, địa chỉ, lý do cuộc gặp.

·        Không nên ngắt quãng hay kết thúc cuộc đàm thoại của cấp trên:

Trong lúc cấp trên đang tiếp khách, thư ký phải cố gắng không cắt ngang cuộc điện thoại trừ các trường hợp:

- Giám đốc phải trả lời các cuộc điện thoại quan trọng. Thư ký phải xin lỗi khách và thông báo Giám đốc cần trả lời điện thoại ngay.

- Giám đốc phải dự các cuộc họp quan trọng hoặc phải kết thúc tiếp khách để giải quyết các công việc cần thiết. Thư ký có thể ghi phiếu nhắn tin, thông báo cho GĐ biết  và GĐ tự kết thúc cuộc nói chuyện.

- Đối với những vị khách ngồi quá lâu: GĐ và thư ký phải tự quy định một phương pháp nào đó để tiễn khéo vị khách mà không gây phật ý.

·        Thu xếp phòng đợi:

Trong trường hợp khách phải ngồi đợi, thư ký phải nêu rõ lý do và lịch sự mời khách vào phòng đợi. Phòng đợi phải sáng sủa, thoáng mát, trang hoàng đẹp, có sách báo, tạp chí…

·         Thường trực tại nơi làm việc:

Thư ký không được rời vị trí làm việc mà không nhờ người khác tạm thay thế. Đặc biệt khi GĐ có khách, thư ký luôn phải tư thế sẵn sàng chờ các yêu cầu của GĐ.

·           Ghi biên bản các buổi bàn bạc:

Thư ký có thể thực hiện ghi biên bản các buổi bàn bạc khi GĐ thấy cần thiết.

Trương Hoàng Hoa Duyên