·        Yêu cầu của thông tin :

- Thông tin phải phù hợp;

- Thông tin phải chính xác;

- Thông tin phải đầy đủ;

- Thông tin phải kịp thời;

- Thông tin phải có tính hệ thống và tổng hợp'

- Thông tin đơn giản dễ hiều;

- Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật.

·        Nguồn thu thập thông tin bao gồm

- Thông tin từ văn bản, bao gồm: Văn bản từ cấp trên hoặc từ các nơi khác gửi đến (còn gọi là công văn đến) và văn bản do cơ quan sản sinh ra (còn gọi là công văn đi).Đây là nguồn thông tin chính thức, quan trọng hàng đầu 

- Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình, internet…

- Thông tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp hoặc phản ánh từ các cuộc họp, qua điện thoại, qua trao đổi trực tiếp,

- Thông tin qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp các số liệu …

·        Phương pháp lấy tin:

-  Đọc và ghi chép

-  Sao chụp một phần hoặc toàn bộ văn bản, tài liệu

- Thống kê , tổng hợp số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất.

- Đo đạc, quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin.

Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp nào thì các thông tin đều phải có ghi rõ xuất xứ để tiện cho lãnh đạo hoặc các bộ phận quản lý có thể xác minh, tra tìm khi cần thiết.

·        Xử lí thông tin

a.             Tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực:

 +Thư ký VP phải có khả năng tóm tắt tin và phân loại thông tin theo nhóm như  thông tin kinh tế, thông tin chính trị- xã hội, thông tin quá khứ, hiện tại, dự đóan….

 + tóm tắt những thông tin cơ bản, những thông tin mới, thông tin có điểm khác biệt với những thông tin trước

  - Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin, tính hợp lý của các tài liệu, số liệu: xác định độ tin cậy của các nguồn tin, lý giải được sự mâu thuẫn giữa các thông tin (nếu có) và chọn ra những thông tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu

b.  Cung cấp,  phổ biến thông tin:thông tin phải được cung cấp nhanh chóng, kịp thời, đúng đối tượng bằng các hình thức thích hợp như: phổ biến tại hội nghị, văn bản, qua các kênh thông tin đại chúng.

c. Bảo quản. lưu trữ thông tin: Việc bảo quản và lưu trữ thông nhằm đảm bảo cho tài liệu thông tin không bị hư hỏng và phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài .

Việc bảo quản , lưu trữ thông tin cần được bảo đảm về cơ sở vật chất, những thiết bị tiên tiến… 

Trương Hoàng Hoa Duyên - Khoa QTKD