II.                ĐỐI VỚI KHÁCH HÀNG LÀ TỔ CHỨC

Những thông tin chung nhất về họ cần được cập nhật là:

-          Tên, bao gồm cả tên pháp lý đầy đủ, tên viết tắt, logo, tên quốc tế

-          Ngày, tháng, năm thành lập

-          Địa chỉ, số điện thoại, fax, email

-          Những cột mốc sự kiện thành công cũng như thất bại (nên để theo chuỗi thời gian)

-          Ngân sách và khung thời gian để mua hàng

-          Quan hệ trước đây giữa công ty bạn với tổ chức này, bao gồm các sản phẩm và dịch vụ mà họ đã mua hoặc sử dụng. Thái độ của khách hàng này đối với công ty của mình.

Ngoài ra, những thông tin như nhu cầu, cơ hội, các vấn đề khó khăn, các đối thủ cạnh tranh cũng như uy tín, hình ảnh của tổ chức này đối với công chúng và khách hàng của họ. 

Một thông tin quan trọng có ý nghĩa quyết định tới việc bạn có bán được hàng hay không là người ra quyết định mua (bạn có thể coi là VIP). Nên nhớ, đây là người quan trọng, nếu tranh thủ được tình cảm của họ coi như bạn đã đạt được thành công bước đầu. Bạn có thể thêm một “file sơ cua” về cá nhân này. Những thông tin đưa vào đó có thể như một bộ hồ sơ đối với khách hàng cá nhân đã nói ở phần I. Trong đó cũng có những thông tin như cách ra quyết định, thái độ và kiến thức sản phẩm của người này. Đặc biệt hơn là chức vụ và trách nhiệm, các “đặc quyền”, lịch làm việc và thời gian có mặt ở công ty của người này. Nếu có dịp mời VIP đi dùng bữa, bạn nên biết trước những món ưa thích của họ

Bản hồ sơ khách hàng sẽ trở nên cực kỳ quan trọng đối với một nhân viên mới khi được giao nhiệm vụ làm việc với một khách hàng. Họ có thể căn cứ vào những thông tin có sẵn để hình dung trước cách tiếp cận cũng như những điểm đáng lưu ý khi làm việc với khách hàng này.

Việc lập hồ sơ nên được giao cho những nhân viên bán hàng thực hiện vì chính họ và các đồng nghiệp đã và sẽ phải tiếp xúc với những khách hàng này. Do đó, bạn nên khuyến khích nhân viên của mình cập nhật thường xuyên và tạo cho họ thói quen ghi lại những “tình tiết” xung quanh khách hàng này. Ngoài nguồn tin có được thông qua tiếp xúc trực tiếp, các nguồn cung cấp thông tin tốt là website, catalogue, các hội chợ thương mại và các bản báo cáo. Người bán hàng giỏi luôn biết cách thu thập được những thông tin về khách hàng trong mỗi lần tiếp xúc.

Sẽ không bao giờ là thừa khi bạn có một núi thông tin về tất cả các khách hàng. Bạn càng hiểu khách hàng bao nhiêu thì việc thuyết phục họ hợp tác, mua và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty bạn càng thuận lợi bấy nhiêu!

Sái Thị Lệ Thủy - Khoa QTKD