1. Lập kế hoạch đi công tác:

 Để chủ động các chuyến đi công tác cũng cần được nhà quản trị Văn phòng hoạch định, cân đối, đưa vào chương trình kế hoạch cả năm và được cụ thể hoá trong chương trình công tác hàng quý, tháng. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi và chủ động tổ chức việc thực hiện các chuyến đi công tác đó.

            Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi. Phải xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thới gian, thành phần, phương tiện và kinh phí.Nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi lãnh đạo phê duyệt.

            Khi kế hoạch được duyệt, nhà quản trị Văn phòng đôn đốc, theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian.

2. Chuẩn bị trước chuyến đi.

            Sau khi kế hoạch cụ thể của chuyến đi đã được duyệt, nếu được thủ trưởng cơ quan giao, Văn phòng báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác. Nội dung thiết yếu nhất gồm có:

- Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên;

- Nội dung và lịch làm việc;

- Thời gian đoàn đi từ cơ quan;

- Những đề nghị để cơ quan, đơn vị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn;

3. Chuẩn bị nội dung công tác.

            Nội dung là phần quan trọng nhất chuyến đi. Căn cứ mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo cơ quan sẽ phân côngcho các đơn vị chuẩn bị. Trách nhiệm của nhà quản trị Văn phòng trong việc này là:

             Biết sự phân công của lãnh đạo. Đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiện công việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu về nội dung và về tiến độ thời gian. Tổ chức việc đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi công tác.

4. Chuản bị phương tiện giao thông, kinh phí.

            Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến đi công tác là cần thiết. Việc sử dụng phương tiện giao thông của cơ quan cho mỗi chuyến đi cần xuất phát từ nhiều yếu tố. Trong đó có nhu cầu cấp bách, khẩn trương của chuyến đi, nhu cầu vận chuyển và đảm bảo an toàn văn bản, kinh phí, số lượng người cùng đi.v.v...

            Về kinh phí. Nói chung các chuyến đi công tác đều phải dùng kinh phí. Việc chuẩn bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ của Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm. Việc dự trù kinh phí cần tính đến các nhu cầu chi về:

- Phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe trên đường).

- Ăn, nghỉ trên đường đi và ở nơi đến công tác theo chế độ.

- Bồi dưỡng  theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo theo đúng quy định của Nhà nước.

- Kinh phí dự phòng.

5. Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan.

             Nếu thủ trưởng cơ quan đi công tác dài ngày, nhà quản trị Văn phòng cần chủ động tổ chức tốt các công việc dưới đây:

            - Trước ngày thủ trưởng đi công tác, Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị chuẩn bị hoàn tất và trình các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của thủ trưởng cơ quan.

            - Nếu thủ trưởng thấy cần thiết, Văn phòng tổ chức cuộc hội ý lãnh đạo cơ quan để thủ trưởng có ý kiến chỉ đạo công việc trong thời gian thủ trưởng đi công tác.

            - Nếu thủ trưởng thấy cần thiết, Văn phòng tổ chức việc thông báo bằng văn bản để các đơn vị biết thời gian và sự phân công trong lãnh đạo cơ quan trong thời gian thủ trưởng đi công tác.

            - Sau khi thủ trưởng đi công tác về, Văn phòng có trách nhiệm báo cáo tóm tắt công tác của cơ quan trong thời gian thủ trương đi công tác.

            - Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, Văn phòng tổ chức việc bổ sung kịp thời những việc mới nảy sinh vào chương trình công tác của cơ quan.

Trương Hoàng Hoa Duyên