Họp báo là buổi họp mà khách mời là báo chí (gồm đài truyền hình, đài phát thanh, báo viết, báo điện tử...). Thường thì doanh nghiệp sẽ họp báo để thông báo một tin quan trọng liên quan  đến doanh nghiệp (khai trương,  động thổ,  đổi tên, giới thiệu logo),  đến hoạt  động kinh doanh (tung ra sản phẩm mới), hay các hoạt động mà xã hội tham gia (đóng góp cho quỹ hỗ trợ ngưòi nghèo) Chỉ khi nào doanh nghiệp có một thông tin quan trọng thì họp báo mới hiệu quả . Vì vậy, để tổ chức một cuộc họp báo hiệu quả, cần lưu ý:

-  Phải có những mục tiêu và thông điệp cụ thể. Càng nhiều thông điệp càng làm thông tin dàn trải, không tập trung, dẫn đến việc đưa tin không theo mong muốn. Nhiều trường hợp cuộc họp báo sẽ bị lạc đề.

-  Các thông tin cho báo chí nên chuẩn bị trước. Những thông tin mà doanh nghiệp muốn cung cấp nên chuẩn bị trước để bảo đảm kiểm soát tốt thông tin, tránh sai sót

-  Doanh nghiệp nên chỉ lập danh sách và chỉ mời những phóng viên, tờ báo, tạp chí, đài phù hợp với nội dung cuộc họp báo.

-  Chương trình họp báo nên tập trung và cô động.

-  Nên chuẩn bị trước những câu hỏi có liên quan mà báo chí có thể hỏi đến, đặt biệt là những câu hỏi hóc búa nhất. 

-  Nên hạn chế số người ngồi trên bàn chủ toạ. Càng nhiều người cang rắc rối. Một hoặc hai người là đủ nhiều nhất là 4 người. Giữa những người ngồi trên bàn chủ toạ nên có sự chuẩn bị thống nhất trước, ai sẽ trả lời vấn đề nào nếu phóng viên hỏi đến.

TRẦN THANH HẢI – KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH