Thiết  lập  mục  tiêu  là  vô  cùng  quan  trọng  để  chương  trình  nhóm  chất lượng được thành công. Các mục tiêu được xác định đúng đắn sẽ giúp quản trị trực tiếp những hoạt động và nỗ lực khác nhau cũng như giúp đỡ dự kiến nhân sự và sự tăng trưởng trong tương lai. Mục tiêu bao gồm chủ yếu và thứ yếu, ngắn hạn và dài hạn. Các mục tiêu này cần được xét lại liên tục và cập nhật cho thích ứng với những điều kiện hiện hành tại tổ chức cũng như để mọi người biết đầy đủ về chương trình đang thực thi. Chương trình cũng kết hợp với sử dụng thống kê, năng động nhóm và sự vui thú công việc. Nó sẽ còn tồn tại chừng nào nó còn được kích thích và hỗ trợ. Hoạt động của nhóm chất lượng bắt đầu sau khi các thành viên học xong khóa huấn luyện. Một nhóm nên gồm các thành viên làm cùng một phòng ban, cùng một lĩnh vực, nhưng điều đó không phải là điểm trọng yếu. Điều chính yếu khi thành lập nhóm là hãy để các thành viên tự quyết định tham gia nhóm nào.

1 Đưa ra các vấn đề

Ở cuộc họp đầu tiên, mỗi nhóm cần chọn một tên gọi, chọn một nhóm trưởng và một thư ký. Khi đã hoàn tất các thủ tục này, nhóm quyết định chuẩn bị một loạt các vấn đề mà các thành viên muốn tìm cách giải quyết. Khi chuẩn bị danh sách các vấn

đề cần phải nghĩ ra một phương pháp để đánh giá hết những khó khăn sẽ gặp phải.

Bước tiếp theo là thu thập dữ liệu phân công cho các thành viên. Các phương pháp thống kê: bảng điều tra, biểu đồ kiểm tra, các đồ thị rất cần để sử dụng cho hoạt động cuả nhóm. Trong thời gian này, thu thập dữ liệu mới rất quan trọng, bởi vì có một vài vấn đề đã được giải quyết hoặc một số vấn đề đang được giải quyết. Thu thập dữ liệu giúp ta loại bỏ những vấn đề không cần thiết. Mặc dù, các dữ liệu thu thập còn ở dạng thô nhưng nó giúp chúng ta xây dựng biểu đồ Pareto. Dựa trên phương pháp này, các thành viên cũng quyết định nên giải quyết vấn đề nào.

2  Phân tích các vấn đề hay các dự án

Khi vấn đề đã được chọn, nhóm bắt đầu phân tích với sự giúp đỡ của hai công cụ thống kê quan trọng: Phiếu kiểm tra và sơ đồ nhân quả. Kỹ thuật điều tra thu thập ý kiến lôi cuốn tất cả các thành viên tham gia để hình thành danh sách các nguyên nhân khác nhau. Nhóm phải nhất trí chọn ra nhiều nguyên nhân chính để phân tích và một loạt các dữ liệu khác được thu thập để thẩm tra nguyên nhân. Nếu chứng minh được rằng nhóm đã chọn đúng nguyên nhân chính, nhóm tiến xa hơn và tìm cách giải quyết, nếu không phải lập trở lại bước này, giữ lại, khi nguyên nhân chính được tìm thấy, nhóm tiến hành triển khai cách giải quyết.

3 Triển khai cách giải quyết

Khi nguyên nhân đã được xác minh, các thành viên của nhóm phải cùng nhau dành hết tâm trí để làm việc và đề xuất cách giải quyết. Khi nhóm tìm được một trình tự sắp xếp các vấn đề khó khăn cần được giải quyết, nên chuẩn bị kế hoạch để thực hiện. Giai đoạn này kéo dài từ 2 đến 3 tuần hoặc từ 2 đến 3 tháng. Không nên khẳng định rằng nhóm hoàn thành dự án trong một khoảng thời gian nhất định. Vì điều này sẽ tạo nên áp lực không cần thiết. Nhóm nên họp thường xuyên mỗi tuần để duy trì mối quan hệ, tạo ra những cách giải quyết mới và giữ được sự hài hòa trong nhóm. Ngoài ra cần nghĩ đến một hệ thống phòng ngừa để đúc kết những vấn đề còn lại được giải quyết trong tương lai. Các thành viên nhóm chất lượng cũng nên xem xét tất cả các khía cạnh của vấn đề và xem xét áp dụng cách giải quyết nào ở phạm vi, khu vực nào cho có kết quả. Điều này sẽ tránh hao tốn năng lực và loại trừ các hao phí khác.

4 Báo cáo với cấp lãnh đạo

Báo cáo với cấp lãnh đạo là hình thức quan trọng để công nhận nhóm. Sự nỗ lực hết mình của các thành viên nhóm chất lượng cần được ban lãnh đạo công nhận, để giữ vững nhuệ khí của các thành viên nhóm chất lượng. Điều quan trọng nhất là tổ chức sắp xếp trình dự án với ban lãnh đạo như thế nào để đạt được thành công. Hoạt động này giúp cả hai bên: các thành viên của nhóm cảm thấy công việc của họ không vô ích và ban lãnh đạo nghe được mọi khía cạnh của vấn đề mà trước đây họ đã xao lãng.

5 Xem xét và theo dõi của Ban lãnh đạo cấp cao

Ban giám đốc nên xem xét kỹ các đề nghị và các cách giải quyết. Đồng thời phải lưu ý các yêu cầu hỗ trợ của nhóm chất lượng. Qua đó, Ban lãnh đạo cấp cao cần nhận thấy trách nhiệm của mình đối với chương trình hoạt động của nhóm. Sau khi báo cáo, một cuộc thảo luận về những lời kiến nghị sẽ được tổ chức: đồng ý hay không đồng ý với các đề xuất và chuẩn bị kế hoạch theo dõi cho tương lai. Sau đó, nhóm nên thông báo những quyết định để các thành viên biết được các thông tin một cách đầy đủ và biết được những cố gắng của họ có đạt kết quả không, có được quan tâm không. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo cấp cao nắm được chương trình hoạt động cho tương lai.

Mai Thị Hồng Nhung