Hệ thống giao tiếp không chính thức trong một nhóm hay một tổ chức được gọi là tin đồn. Mặc dù có thể không chính thức nhưng tin đồn vẫn là nguồn thông tin quan trọng. Một điều tra chỉ ra rằng đây là kênh mà 75% nhân viên biết được các vấn đề trước tiên. Nghiên cứu gần đây cho thấy rằng, tin đồn hay thông tin truyền miệng từ đồng nghiệp về công ty có ảnh hưởng lớn đến khả năng liệu các ứng viên có tham gia vào một tổ chức hay không

Tin đồn có ba đặc điểm chính. Trước tiên, nó không bị kiểm soát bởi ban cấp quản trị. Thứ hai, hầu hết nhân viên nhận thức rằng nó đáng tin và xác thực hơn so với thông báo chính thức do ban quản trị cấp cao đưa ra. Cuối cùng nó được sử dụng rộng rãi để thỏa mãn sự quan tâm của mọi người trong tổ chức.

Một trong những nghiên cứu nổi tiếng nhất về tin đồn đã tìm hiểu các mô hình giao tiếp của 67 nhà quản lý trong một công ty sản xuất nhỏ. Nghiên cứu đặt ra cho mỗi người tham gia giao tiếp về cách thức nhận thông tin đầu tiên và cách thức tìm hiểu nguồn gốc thông tin của họ. Trong khi tin đồn là nguồn thông tin quan trọng thì chỉ 10% nhà điều hành thực hiện vai trò cá nhân truyền tin (có nghĩa là truyền thông tin đến ít nhất là hai người). Khi một nhà điều hành quyết định từ chức để chuyển sang kinh doanh bảo hiểm, 81% những người còn lại biết việc này, nhưng chỉ 11% truyền thông tin này cho người khác.

Vậy những thông tin theo dòng tin đồn có chính xác hay không? Khoảng 75% là chính xác. Nhưng điều kiện nào thúc đẩy tin đồn tích cực? Điều gì khiến cho tin đồn lan rộng? Người ta thường giả định rằng các tin đồn bắt đầu hiện diện khi mọi người tán gẫu. Nhưng hiếm khi có trường hợp như vậy. Sự xuất hiện các tin đồn là sự phản ứng với cac tình huống quan trọng đối với chúng ta, khi có sự mơ hồ và các điều kiện gâylo lắng. Thực tế là các tình huống công việc thường chứa đựng ba yếu tố này, giúp giải thích tại sao tin đồn phát triển trong các tổ chức – xung quanh việc bổ nhiệm tổng giám đốc mới, bố trí lại văn phòng, các quyết định giảm biên chế, hay săp xếp lại công việc – đều khuyến khích và duy trì các tin đồn. Tin đồn sẽ dai dẳng cho đến khi các nhu cầu và kỳ vọng tạo ra tình trạng mơ hồ được thỏa mãn hay sự lo lắng gimr xuống.

Vậy chúng ta kết luận thế nào về tin đồn? Chắc chắn nó là một phần quan trọng của mạng lưới giao tiếp trong bất cứ nhóm hoặc tổ chức nào và phải được tìm hiểu cẩn thận. Nó giúp nhà quản lý cảm nhận được tinh thần của tổ chức, chỉ ra các vấn đề mà nhân viên cho là quan trọng, và giúp họ giải tỏa những lo lắng. Tin đồn cũng phục vụ cho nhu cầu của người lao động: cuộc nói chuyện phiếm tạo ra sự gần gũi cũng như tình bạn giữa họ - những người chia sẻ thông tin; mặc dù nghiên cứu chỉ ra rằng tin đồn thường khiến cho họ bị “tẩy chay”

Nhà quản trị có thể hoàn toàn loại bỏ tin đồn? Không thể. Tuy nhiên, việc họ nên làm là giảm thiểu những hậu quả tiêu cực của tin đồn bằng việc hạn chế phạm vi và tầm ảnh hưởng của chúng. Dưới đây sẽ đề xuất một số lời khuyên.

Nguyễn Thị Thảo