• Ánh sáng: Có hai loại ánh sáng thiên nhiên và ánh sáng nhân tạo (đèn điện) Khi bố trí phòng làm việc cần chú ý thiết kế phòng làm việc có nhiều cửa sổ, rộng để tiếp nhận ánh sáng mặt trời dễ hơn. Trong phòng làm việc phải đảm bảo đủ độ sáng, nguồn sáng lớn nhất chiếu từ hai phía. Tường nên sơn màu sáng để làm tăng độ phản chiếu của ánh sáng đèn. Có thể bố trí đèn chiếu sáng trực tiếp trên trần xuống hoặc đèn chiếu gián tiếp qua trần nhà xuống bàn làm việc.

- Ánh sáng phòng làm việc: Nếu phải ngồi lỳ trong phòng làm việc cả ngày, hẳn là bạn sẽ rất mệt mỏi. Nhưng chỉ cần biết cách bố trí ánh sáng hợp lý, bạn sẽ cảm thấy thoải mái và dễ chịu hơn rất nhiều. Sau đây là một số cách bố trí hợp lý để tham khảo.

 

• Nhiệt độ:Đảm bảo nhiệt độ trong phòng làm việc phù hợp với tâm, sinh lý con người khoảng từ 15-28 độ C. Ngoài phạm vi đó năng suất lao động không cao. Ví dụ ở nhiệt độ cao hay thấp, cơ thể người đều phải tiêu hao một lượng năng lượng để ổn định nhiệt độ của cơ thể. Điều đó làm cho nhân viên mất năng lượng nhưng không làm việc mà ổn định thân nhiệt. Do đó, năng suất lao động không cao. Tuỳ thuộc vào nhiệt độ trong mỗi phòng, khu vực trụ sở mà ta phải bố trí các thiết bị bảo hộ khác nhau như hệ thống thông gió, máy điều hoà không khí và sơn tường có màu sắt thích hợp. Hiện nay các cơ quan, doanh nghiệp hầu như sử dụng máy điều hoà trong phòng làm việc, do đó để sử dụng có hiệu quả đối với người làm việc cần chú ý các cách  sau:

- Sử dụng điều hoà

• Để nhiệt độ trong phòng lý tưởng từ 26 độ C - 28 độ C. Chỉ nên duy trì ở nhiệt độ 28 độ C, đồng thời cho hơi quạt nước để lưu thông khí. Tránh để luồng gió thổi thẳng vào nơi làm việc.
• Lau sạch mồ hôi trước khi vào phòng điều hoà. Để chậu nước tạo ẩm.
• Không di chuyển đột ngột từ môi trường nóng sang lạnh và ngược lại, vì dễ gây cảm lạnh đột ngột, có khi tử vong. 

- Tiếng ồn:Tiếng ồn không những ảnh hưởng đến sự tập trung trong công việc mà còn ảnh hưởng  không tốt đến thần kinh, sức khoẻ của nhân viên. Tiếng ồn trong phòng làm việc cho phép mức độ từ 50-60db (đề xi ben). Qúa mức độ cho phép, không những năng suất lao động không cao mà còn ảnh hưởng đến sức khoẻ của người lao động. Để có thể làm việc tốt hơn trong môi trường làm việc có tiếng ồn, bạn có thể sử dụng các cách sau:

(1) Nghe nhạc

Nếu công ty cho phép, bạn có thể tải chút nhạc trên mạng về máy hoặc mang theo một chiếc MP3 để nghe những đĩa nhạc mới ra lò. Âm nhạc có thể giúp bạn quên đi "tiếng bom" xung quanh. Nhớ đeo tai nghe nhé. Nhưng đừng mải mê nghe nhạc quá mà quên mất công việc của mình hay lại lẩm nhẩm theo lời bài hát thì nguy to.

(2) Trồng cây

Trồng cây xung quanh văn phòng nơi bạn làm việc là cách rất hiệu quả để giảm thiểu tiếng ồn. Hãy đề nghị việc này với sếp, nếu có lý lẽ, sếp sẽ ủng hộ thôi.

(3) Lắp đặt thiết bị giảm âm

Lên tiếng với nhà thiết kế văn phòng và người phụ trách cơ sở hạ tầng về việc lắp đặt một số thiết bị giảm âm trong văn phòng như thảm, rèm, thiết bị cách âm để giảm thiểu tiếng ồn từ phòng bên cạnh phát sáng.

(4) Nhắc nhở "thủ phạm"

Nếu có ai đó trong phòng thường xuyên làm ồn như nói to, bật nhạc to, hãy thẳng thắn nói chuyện với họ, mong họ ý thức hơn trong việc giữ trật tự nơi văn phòng.

(5) Đề ra nguyên tắc                      

Hãy cùng các đồng nghiệp viết lên bảng thông báo quy định về việc gây ồn. Chẳng hạn khi đi ra ngoài thì phải đóng cửa nhẹ nhàng, nghe điện thoại riêng thì ra hành lang, không để chuông điện thoại quá lớn, không nói chuyện riêng quá nhiều làm ảnh hưởng đến người khác,... Tóm lại là hãy xây dựng ý thức giữ trật tự cho mọi người.

(6) Có một nơi được phép gây ồn

Đó là phòng sinh hoạt chung của cơ quan chẳng hạn. Khi ai đó có nhu cầu trò chuyện, tiếp khách hoặc thư giãn, hãy ra đó. Như vậy sẽ không ai bị làm phiền cả.

(7) Sửa  hoặc thay thế những thiết bị gây ồn

Nếu "thủ phạm" gây ồn là cái máy photo bị nghẽn giấy, hay máy fax cứ liên tục kêu "bip bip", hãy thông báo với phòng tạp vụ về vấn đề này, yêu cầu họ sửa ngay khi có thể.

(8) Thay đổi cách giao tiếp

Đã đến lúc bạn cần đến sức mạnh của "ngôn ngữ cơ thể". Hãy ra hiệu thay vì lên tiếng, nếu cuộc trao đổi không quá phức tạp.

• Màu sắc: Màu sắc có thể để lại ấn tượng tích cực hay tiêu cực đối với những người làm việc với cơ quan. Khoa học đã chứng minh về những ảnh hưởng của màu đến hiệu quả công việc của con người. Mỗi người đều có những sở thích và thích hợp đối với những màu sắc nhất định và họ đều ý thức được sự ảnh hưởng của màu sắc đến công việc. Phòng làm việc thường sử dụng màu trắng, vàng và xanh nhạt. Trong phòng làm việc nên sơn màu vàng nhạt, trong các phòng nghỉ nên quét màu xanh nhạt.
• Y tế:Ngày nay, khi xã hội ngày càng phát triển, vấn đề mà người lao động quan tâm đó là sức khoẻ của mình và sự an toàn khi lao động. Trụ sở cơ quan đặt tại vị trí thoáng gió sẽ làm cho cảnh quan, môi trường trong trụ sở trong lành, thoáng đãng. Ánh sáng, tiếng ồn ngoài phạm vi cho phép cũng là nhân tố ảnh hưởng đến sức khoẻ của nhân viên. Do đó, để đảm bảo cho sức khoẻ của nhân viên được duy trì mà không gây gián đoạn công việc cần có chế độ khám bệnh cho nhân viên định kỳ, tại trụ sở nên bố trí các bộ phận cung cấp dịch vụ y tế cho nhân viên khi cần thiết.
• Vệ sinh: Vệ sinh trụ sở cơ quan là vấn đề quan trọng đối với nhân viên trong cơ quan, một trụ sở được thường xuyên vệ sinh sạch sẽ sẽ giúp cho họ được sức khoẻ tốt và có cảm giác thoải mái khi làm việc, cũng như thấy được sự quan tâm của lãnh đạo. Đối với cơ quan, sự sạch sẽ  và lịch sự của trụ sở sẽ gây ấn tượng tốt đẹp về cơ quan. Cho thấy sự lãnh đạo của cơ quan như thế nào.

Do đó, để tạo dựng được một trụ sở có ảnh quan, môi trường sạch sẽ, lịch sự, các nhà quản trị văn phòng cần quan tâm đến vấn đề quan trọng này. Thông thường các cơ quan thường bố trí người của mình thành bộ phận chuyên trách thuộc sự quản lý của văn phòng để đảm bảo công việc vì lý do bảo mật. Tuy nhiên, xu hướng ngày nay, các cơ quan có thể quyết định thuê các tổ chức chuyên nghiệp này thay vì bố trí chính bản thân nhân viên của mình làm công việc này. Tuy nhiên, việc thuê ngoài sẽ ảnh hưởng đến tính bảo mật thông tin của cơ quan và không vệ sinh được trụ sở trong những trường hợp đột xuất.

• An toàn phòng cháy, chữa cháy: Phần lớn các tại nạn, hoả hoạn xảy ra tại trụ sở cơ quan đều có nguyên nhân là điện. Do đó, cần phải định kỳ kiểm tra, bảo trì bảo dưỡng các máy móc, thiết bị điện trước khi các tai nạn có thể xảy ra. Cần thiết phải trang bị trong trụ sở đầy đủ các phương tiện báo hiệu và chữa cháy khi hoả hoạn xảy ra và đảm bảo các dụng cụ, phương tiện đó được hoạt động thường xuyên. Muốn vậy, bên cạnh các đợt kiểm tra định kỳ, cần phải phổ biến, tập huấn cho nhân viên những quy tắc phòng cháy và thực hành các kỹ năng chữa cháy. Tại các hành lang, cầu thang phải bố trí các bảng hướng dẫn phòng cháy, chữa cháy. Đối với các nhà cao tầng phải bố trí các của thoát hiểm khẩn cấp và không được đóng kín

                                                                                                Th.S Nguyễn Thị Thảo