Ngày nay, trước khi bắt tay vào thực hiện hoạt động kinh doanh, tổ chức một sự kiện xã hội hay tung sản phẩm, dịch vụ mới ra thị trường, các doanh nghiệp rất cần có một bản kế hoạch cho những dự án đó. Để có được bản kế hoạch này, doanh nghiệp có thể thuê các dịch vụ PR chuyên nghiệp phác thảo để lựa chọn. Vậy, với tư cách là người phác thảo bản kế hoạch đó, các chuyên gia PR cần lưu ý những vấn đề sau:

1.      Phần giới thiệu

Nêu tóm tắt vấn đề cần giải quyết để đối tác dễ theo dõi chủ đề xuyên suốt của bản kế hoạch, giới thiệu ngắn gọn các giải pháp và ý tưởng thực hiện đồng thời nêu ra những lợi ích mà khách hàng sẽ thu được và chi phí cho toàn dự án.

2.      Phần trọng tâm

-                      Mục tiêu dự án: Trình bày rõ ràng, riêng biệt từng mục tiêu của dự án, nhấn mạnh mục tiêu nào trọng tâm nhất để đề ra các giải pháp theo trình tự ưu tiên. Ngoài ra, cần nêu đối tượng của dự án, thời điểm thực hiện và kinh phí đầu tư cho dự án.

-                      Chiến lược của dự án: Chiến lược đề ra phải thể hiện mối liên quan chặt chẽ với đặc tính của dự án và đạt được những mục tiêu đã nêu. Người trình bày cần đánh giá những ưu, khuyết điểm của tình hình để lựa chọn những nguồn lực phù hợp giúp dự án đạt hiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó, việc dự đoán các sự cố và đưa ra giải pháp khắc phục an toàn là việc làm cần thiết và thể hiện được bản lĩnh, kinh nghiệm của chuyên gia PR.

-                      Đánh giá dự án: Phần này cho thấy kết quả thực hiện dự án ảnh hưởng như thế nào đến khách hàng tiềm năng cũng như xã hội. Báo chí luôn được chọn làm công cụ đánh giá vì đáp ứng được tính khách quan và truyền thông trên cương vị của người quan sát. Ngoài ra, thành công của dự án còn có thể được nhìn nhận từ những người trực tiếp tham gia thực hiện (thông qua các bài phỏng vấn..)

-                      Kế hoạch thực hiện: Đây được xem là phần sườn của bản kế hoạch. Người trình bày cần thể hiện sự chuyên nghiệp của mình bằng cách đưa ra bản phân công nhiệm vụ với thời gian cụ thể, sự lựa chọn các nguồn lực cần thiết phục vụ cho dự án (kỹ năng, thiết bị, tiện nghi, thông tin, con người…). Sự phân công này giúp khách hàng thấy rõ dự án của họ được triển khai trên thực tế như thế nào để đạt được mục tiêu của mình.

-                      Chi phí: Bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp (chi phí quản lý và chi phí phát sinh). Đây là vấn đề then chốt của bản kế hoạch, đưa khách hàng đi đến quyết định chọn lựa công ty PR nào. Vì thế cần thuyết phục khách hàng rằng tiền của họ sẽ được sử dụng hệu quả và thiết thực bằng cách trình bày rõ chi phí cần thiết cho dự án.

3.      Phần kết thúc

Nhấn mạnh những ưu điểm của bản kế hoạch và những lợi ích mà khách hàng đạt được từ những giải pháp đã trình bày.

Sái Thị Lệ Thủy - Khoa QTKD