Yếu tố sàng lọc:được định nghĩa là cách thức người gửi chọn lọc thông tin mà người nhận muốn nghe. Nhiều thông điệp khi truyền lên cấp trên hay xuống cấp dưới thường được sàng lọc hoặc chặn lại. Nhân viên hay người giám sát thường dùng cách sàng lọc khi truyền thông nhằm mục đích tạo ấn tượng tốt với cấp trên. Một tổ chức mà cơ cấu ngành dọc càng cao thì cơ hội xảy ra sàng lọc càng lớn.

Nhận thức chọn lọc:yếu tố này xảy ra khi người nhận thông điệp trong quá trình truyền thông sẽ xem xét hoặc lắng nghe một cách có chọn lọc, dựa trên nhu cầu, động cơ, kinh nghiệm, chuyên môn và những đặc tính cá nhân khác của mình. Người nhận thông điệp cũng chịu ảnh hưởng bởi sở thích, kỳ vọng của mình trong quá trình giải mã thông điệp.

Ngôn ngữ:học giả hành vi tổ chức Stephen P. Robbins đã nói: ”ý nghĩa của các từ không nằm ở chính các từ đó mà nằm trong mỗi chúng ta”. Điều này có nghĩa là tuổi tác, trình độ học vấn, văn hoá là những nhân tố tác động đến ngôn ngữ mà con người sử dụng và cũng tác động đến những định nghĩa từ ngữ mà họ dùng. Như vậy khi các từ ngữ và cử chỉ được truyền đi, người gửi phải chắc chắn rằng người nhận cũng hiểu được. Nếu thiếu sự hiểu biết qua lại thì thông điệp sẽ bị sai lệch. Có 2 rào cản ngôn ngữ dẫn đến hiểu lầm là từ chuyên môn và sự mơ hồ trong ngôn ngữ. Ví dụ, khi sử dụng các từ chuyên môn như kinh tế vi mô, vĩ mô, người truyền thông điệp phải biết người nhận có nhận có hiểu được không, nếu không thì phải dùng một cách giải thích khác.

Quá tải thông tin:quá tải thông tin xảy ra khi số lượng thông tin gửi đến người nhận vượt quá khả năng xử lý của họ. Mỗi nhân viên chỉ có khả năng xử lý thông tin ở một mức độ nhất định. Khi sự quá tải về thông tin xảy ra sẽ kéo theo hiện tượng sai lệch khi diễn giải thông tin nhận được do nhân viên xử lý các thông tin không đủ nhanh. Hiện tượng này cũng là nguyên nhân phổ biến gây ra căng thẳng thần kinh.

Nguyễn Thị Thảo.