Truyền thông là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận. Song khi bàn về truyền thông trong nhóm vẫn là người gửi và người nhận nhưng có sự hiện diện của những người khác và bị ảnh hưởng bởi những cách thức mà nhóm được hình thành gồm:

a. Cơ hội tương tác

Truyền thông bị chi phối bởi cơ hội tương tác. Khi một nhà quản trị muốn tăng truyền thông với những người dưới quyền, ông ta có xu hướng gỡ bỏ các bức tường, bàn ghế được sắp xếp gần hơn với nhân viên, các hệ thống thông tin như máy tính, thư điện tử được lắp đặt và các cơ hội gặp gỡ sẽ được tổ chức như nghỉ giải lao, ăn trưa. Cơ hội tương tác ảnh hưởng rất mạnh tới tần số và sự phù hợp của thông tin.

b. Địa vị

Cách mức mà con người truyền thông bị chi phối mạnh mẽ bởi địa vị giữa những người tham gia ruyền thông trong quan hệ là cấp trên đang giao tiếp với cấp dưới hay những người cùng cấp đang giao tiếp với nhau trong điều kiện có sự hiện diện của cấp trên. Trong thảo luận nhóm, các thành viên trong nhóm hướng phần lớn truyền thông của họ đến người có địa vị cao hơn, ngay cả khi người này không phải là người lãnh đạo cuộc thảo luận. Cuộc nói chuyện giữa những đồng sự cũng rất khác khi có sự hiện diện của người có địa vị cao hơn.

Con người thường thích giao tiếp với những người giống mình hoặc những người có địa vị cao hơn. Lý do giải thích cho việc con người thích giao tiếp với người có địa vị cao hơn là do họ tin rằng giao tiếp với người có địa vị cao hơn sẽ làm tăng vị trí của họ trong mắt của những người khác. Nói chuyện với tổng giám đốc công ty, với các nghệ sĩ nổi tiếng, với những nhà chính trị tầm cỡ có xu hướng làm tăng cảm giác về tầm quan trọng của một người trong nhóm.

c. Sự vững chắc

Khi nhóm trở nên vững chắc hơn, các thành viên phát triển sự hấp dẫn qua lại mạnh mẽ hơn, và họ cảm thấy truyền thông là dễ dàng hơn, thích thú hơn và thỏa mãn hơn. Hơn nữa, khi truyền thông trở nên tự do, sự hấp dẫn qua lại giữa các thành viên tăng lên và nhóm càng trở nên vững chắc hơn. Vì vậy, quan hệ giữa truyền thông và sự vững chắc của nhóm là quan hệ hai chiều: sự vẵng chắc làm tăng truyền thông; và đồng thời truyền thông làm tăng sự vững chắc.

Nguyễn Thị Thảo