a) Thông tin từ trên xuống

Thông tin từ trên xuống theo cấp bậc tổ chức và đi từ người có địa vị cao tới người có địa vị thấp hơn. Dạng phổ biến nhất là các thủ tục, chỉ dẫn về cách thức thực hiện nhiệm vụ, sự giải thích hợp lý tại sao nhiệm vụ là quan trọng, phản hồi cho người dưới quyền về việc thực hiện nhiệm vụ của họ, và giải thích về những mục tiêu của tổ chức.

Những thông tin này chỉ cho người lao động cách thức thực hiện nhiệm vụ một cách chính xác và làm cho họ cảm thấy là một bộ phận của tổ chức. Mặc dù các nhà quản trị luôn luôn thông tin về công việc một cách phù hợp, và giải thích phù hợp về công việc và đưa ra những phản hồi đủ cho người dưới quyền, song các thành viên trong các tổ chức thường than phiền rằng những thông tin mà họ nhận được là không phù hợp và không chính xác.

Một vấn đề của thông tin từ trên xuống là sự không phù hợp khi thông tin được chuyển từ cấp bậc này đến cấp bậc khác. Những mệnh lệnh được diễn đạt với ngôn ngữ phù hợp với cấp kế tiếp hơn là cấp thấp hơn, nơi mà thông điệp hướng tới. Vì vậy, khi thông tin di chuyển theo cấu trúc từ trên xuống dưới, nó cần phải thích ứng với mỗi thành viên tại mỗi cấp độ. Một nghiên cứu về thông tin từ trên xuống tại hơn 100 tổ chức chỉ ra rằng 80% thông tin bị rớt trong quá trình chuyển qua năm cấp của tổ chức. Một sự bóp méo thông tin nghiêm trọng có thể xảy ra khi con người diễn đạt và định nghĩa lại thông điệp.

b) Thông tin từ dưới lên

Thông tin từ dưới lên được thiết kế để tạo ra phản hồi về các hoạt động của tổ chức được thực hiện như thế nào. Những người lao động ở cấp thấp được mong đợi được đưa ra các thông tin từ dưới lên về việc thực hiện nhiệm vụ của họ và thực tiễn cũng như các chính sách của tổ chức. Dạng phổ biến của thông tin từ dưới lên bao gồm các báo cáo, các ghi nhớ, hộp thư góp ý, họp nhóm và những lời kêu ca phàn nàn. Một trong những vấn đề nghiêm trọng nhất của thông tin từ dưới lên là thông tin bị thiên vị và bị lược bỏ. Thông tin từ dưới lên là quan trọng cho việc theo dõi việc thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức và thực hiện các hành động điều chỉnh sửa chữa. Cấp dưới có xu hướng không đưa ra các thông tin cho cấp trên khi nó có ảnh hưởng ngược lại. Vì thế, thông tin từ dưới lên có thể được định nghĩa một cách tốt nhất là những điều mà những  người dưới quyền muốn người lãnh đạo của họ muốn biết. Một số lượng thông tin bị lược bỏ do bị thiên vị nhằm tạo cho họ được nhìn là tốt.

Một vấn đề nữa với thông tin từ dưới lên là các tổ chức thường dựa trên các thành viên ở cấp thấp hơn trong việc khởi xướng nó. Thay vì thông tin được thu hút một cách chủ động và đưa ra các kênh cho việc nhận nó, các nhà quản trị thường áp dụng chính sách mở cửa và cho rằng những người có những điều cần phát biểu sẽ tự nguyện bày tỏ ra.

c) Thông tin theo chiều ngang

Những thông tin truyền ngang (tức là truyền thông trong cùng cấp bậc tổ chức) được đặc trưng bởi những nỗ lực hợp tác (tức là những nỗ lực làm việc cùng nhau) và được gọi là truyền thông theo chiều ngang. Ví dụ, phó giám đốc marketing cần phối hợp công sức của mình cùng với những thông tin do phó giám đốc sản xuất cung cấp để khơi mào chiến dịch quảng cáo cho một sản phẩm mới khi những sản phẩm đầu tiên đã được hoàn thành trong dây chuyền sản xuất.

Không giống như truyền thông theo chiều dọc, đây là hình thức truyền thông giữa các bên có các cấp bậc khác nhau, truyền thông theo chiều ngang được thực hiện giữa những người ở cùng cấp bậc. Do đó, hình thức thông tin này có xu hướng dễ dàng hơn và thân thiện hơn. Giao tiếp giữa những người ngang hàng cũng thường tự nhiên và nhanh chóng hơn vì có ít các trở ngại về mặt xã hội tồn tại giữa các bên. Tuy nhiên, lưu ý là hình thức giao tiếp theo chiều ngang có thể khá rắc rối. Ví dụ,  những người ở các bộ phận phòng ban khác nhau có thể cạnh tranh với những người khác về các giá trị thuận lợi của tổ chức và qua đó thay vì thân thiện với nhau hơn và cùng hợp tác để tiến hành công việc thì mọi người lại tạo ra không khí cạnh tranh đối nghịch trong tổ chức.

Nguyễn Thị Thảo