Trên thực tế một ý tưởng dù lớn hay nhỏ cũng trở nên vô dụng nếu nó không được chuyển đi và không được người khác hiểu.Quá trình truyền thông hoàn hảo xảy ra khi ý nghĩ, hay ý tưởng của người nhận trùng với ý tưởng hay ý nghĩ của người gửi. Tuy nhiên, điều này rất ít xảy ra trong thực tế. Truyền thông trong một nhóm hay một tổ chức có 4 chức năng cơ bản sau đây:

a) Chức năng kiểm soátlà chức năng kiểm soát hành vi của nhân viên theo một số cách nhất định. Các nhà lãnh đạo có thẩm quyền có thể đưa ra một số yêu cầu mà các nhân viên dưới quyền phải tuân thủ; hoặc khi người quản lý giao nhiệm vụ cho nhân viên dưới quyền. Ví dụ, nhân viên nhận thấy những bất hợp lý liên quan đến công việc và phản ánh lên nhà quản lý trung gian. Nhà quản lý sẽ dựa trên bảng mô tả công việc hay các chính sách của công ty để giải quyết.Khi đó, truyền thông giữ chức năng kiểm soát.Tuy nhiên, cũng có những dạng truyền thông không chính thức vẫn kiểm soát hành vi. Ví dụ, trong một nhóm có một nhân viên cố gắng làm việc vượt trội thì những thành viên còn lại có thể sẽ phá rối hoặc khiêu khích. Điều đó được hiểu như một cách truyền thông không chính thức để kiểm soát hành vi người kia.

b) Chức năng động viênbằng cách giải thích rõ cho nhân viên biết những công việc của họ cần làm, phản hồi về kết quả thực hiện công việc, gợi ý những biện pháp để nâng cao kết quả làm việc. Đó chính là cách động viên nhân viên rất hiệu quả.

c) Chức năng biểu lộ cảm xúc mọi nhân viên đều có nhu cầu xã hội. Truyền thông giúp cho nhân viên thoả mãn nhu cầu giao tiếp của mình, giảm căng thẳng khi làm việc, thể hiện cảm xúc với mọi người xung quanh.

d) Chức năng thông tin:chức năng này giúp cho các cá nhân hoặc nhóm đưa ra quyết định sau khi nhận được thông tin và tiến hành đánh giá các giải pháp đề ra. Tất nhiên, để đi đến quyết định, các cá nhân hoặc nhóm phải truyền thông, thảo luận và thống nhất ý kiến.

Trong 4 chức năng này, không thể nói chức năng nào quan trọng hơn chức năng nào. Để cho các nhóm hoạt động hiệu quả, các nhà quản lý cần duy trì các hình thức kiểm soát đối với các thành viên, khuyến khích các thành viên hoạt động, tạo điều kiện để họ có thể bày tỏ cảm xúc và lựa chọn. Có thể khẳng định rằng mọi quá trình truyền thông xảy ra trong một nhóm hay một tổ chức đều là sự kết hợp của một hay nhiều chức năng trên.

Nguyễn Thị Thảo