Việc phân cấp chức vụ chức danh những người làm công việc hành chính văn phòng tuỳ thuộc vào yếu tố sau:

- Tính phức tạp của công việc

- Mức độ trách nhiệm đối với công việc

- Mức độ giám sát theo yêu cầu

- Mức độ giao tiếp theo yêu cầu

- Mức độ trách nhiệm đối với người khác

Trong bối cảnh công việc hành chính văn phòng, chúng ta có thể chia ra làm 3 loại cấp bật hành chính văn phòng: Cấp bật nhân viên HCVP, cấp quản trị HCVP, cấp bật thư ký.

·             Cấp bậc nhân viên hành chính văn phòng:

Đây là cấp bật thấp nhất, đòi hỏi phải có nghiệp vụ hành chính văn phòng nhưng chỉ cần đòi hỏi phải có kinh nghiệm trong công tác như:

- Nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hồ sơ, tiếp tân viên và nhân viên hành chính văn phòng tổng quát.

- Thực hiện công việc hành chính văn phòng hàng ngày và được làm các quyết định theo các thủ tục đã được đề ra.

- Nhân viên xử lý thông tin mức thấp và tốc ký viên nhưng đôi khi cũng được cấp trên giao nhiệm vụ thu thập thông tin từ các nguồn khác.

- Họ là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn.

·           Cấp bậc thư ký

Thư ký là trợ lý của các cấp quản trị tại các bộ phận chuyên môn khác nhau. Muốn trở thành nhà thư ký họ phải thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi phải có đầu óc phân tích tình huống, biết phán đoán, có kiến thức chuyên môn, có đầu óc sáng tạo. Ngoài ra họ phải có nhiều kinh nghiệm và trình độ học vấn cao.

Thông thường, nhân viên thư ký thường thực hiện những nhiệm vụ sau:

-     Công việc hành chính văn phòng tổng quát.

-     Công việc quản trị hồ sơ.

-     Công việc nghe và nhận điện thoại.

-    Công việc đánh máy và sao lưu lại hồ sơ.

·             Cấp bậc quản trị

Nhà quản trị phải có đầy đủ các tiêu chuẩn của nhà quản trị, nhà quản trị hành chính văn phòng thường là trợ lý hành chính, trưởng phòng thông tin, trưởng phòng hồ sơ, trưởng phòng hành chính,…

Như vậy với việc đi tìm hiểu chi tiết về nghề nghiệp của nhân viên hành chính văn phòng, chúng ta có một cái nhìn tổng quát hơn như sau:

CHỨC VỤ
	Nhân viên	Thư ký	Cấp quản trị
Chức vụ	-   Nhân viên tiếp tân và nhân viên hành chính (nhân viên thư tín hoặc nhân viên lưu trữ hồ sơ). - Tốc ký viên. -   Nhân viên đánh máy. -   Nhân viên điều hành xử lý thông tin.	-   Thư ký chuyên ngành luật, y khoa,… -   Thư ký tổng quát (thư ký cho quản đốc cấp trung hoặc cấp cao). -   Chuyên viên xử lý thông tin: thư ký hành chính hoặc thư ký thư từ liên lạc.	- Trợ lý hành chính (administrative assistant). - Trưởng phòng giám đốc hành chính (administrative or office manager). - Trưởng phòng thông tin (administrative Information). -  Trưởng phòng hồ sơ (Administrative files). -  Trưởng phòng xử lý thông tin (administrative information processing) .
Yêu cầu	Có nghiệp vụ chuyên môn và có kinh nghiệm trong nghề ở mức độ tối thiểu.	Có nghiệp vụ chuyên môn cao và/hoặc thêm trình độ học vấn và có kinh nghiệm trong nghề.	Có kỹ năng quản trị công ty với kinh nghiệm và/hoặc có trình độ học vấn chuyên ngành về công việc hành chính văn phòng.

Trương Hoàng Hoa Duyên