Thư  điện tử là gì?

Thư điện tử (email) là một loại văn bản được gửi thông qua một hệ thống bằng đường truyền ADSL (hoặc qua hệ thống wifi) trực tiếp từ một máy computer này sang một máy computer khác. Các máy computer thực hiện chức năng này có thể nằm trong phạm vi một cơ quan được gọi là hệ thống mạng nội bộ (local area network – LAN). Thư điện tử cũng có thể được truyền đi khắp thế giới thông qua hệ thống mạng quốc tế internet (internet network) hoặc trong khu vực thông qua hệ thống mạng rộng (wide area network – WAN)

Phân loại và xử lý sơ bộ

Hiện nay, do tính chất tiện ích và phổ biến, lượng thư điện tử giao dịch ngày càng tăng tại các văn phòng. Các thư điện tử được gửi vào địa chỉ (account) chung của công ty, văn phòng phải phân công người phụ trách kiểm tra thư điện tử hàng ngày, thậm chí nhiều lần trong ngày vì tính chất truyền thông và yêu cầu xử lý công việc nhanh chóng của việc giao dịch qua thư  điện tử. Trước hết cần phải phân loại thư, nếu là thư gửi cho cá nhân hoặc cho phòng ban, bộ phận cụ thể thì chuyển (forward) vào địa chỉ đó. Nếu thư có tài liệu đính kèm (attachment) thì lưu vào tập tin phù hợp, nếu cần thiết phải in ra để lưu và chuyển cho các bộ phận cần sử dụng. Các loại thông tin như email hoặc fax có thể được chuyển vào ban đêm hoặc ngoài giờ làm việc, do đó cần kiểm tra và xử lý vào đầu giờ làm việc trong ngày.

                                                                                                                          ThS. Nguyễn Thị Thảo