Kế hoạch bán hàng là văn bản tổng hợp dự kiến các điều kiện thực hiện và kết quả bán hàng của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định, thường là kế hoạch cho một năm và chia theo các quý và các tháng

Các cấp lập kế hoạch gồm các quản trị viên cấp cao và quản trị viên cấp trung (cấp bộ phận). Kế hoạch được chia làm ba loại:

-       Kế hoạch trung hạn: Đề cập đến các phương tiện để đạt được mục tiêu dài hạn. Tâm điểm là xác định các trở ngại đối với thành công và hoạch định các giải pháp.

-       Kế hoạch ngắn hạn: Đây là vấn đề quan trọng nhất cuả quản trị viên bán hàng, kế hoạch ngắn hạn liên quan đến các mục tiêu cần đạt được trong thời kỳ ba tháng đến một năm, có các mục tiêu cụ thể trong phạm vi các kế hoạch cấp cao hơn. Kế hoạch công ty cần phải xem xét đến kế hoạch ngắn hạn để đạt được mục tiêu.

-       Kế hoạch bán hàng: cần tập trung vào các vấn đề sau:

+ Khách hàng (ngành và thị trường)

+ Nhân viên (bộ phận bán hàng)

+ Sản phẩm hoặc dịch vụ (Nghiên cứu, phát triển sản phẩm, tài chính, thiết kế, chế tạo, vận hành, nhà cung cấp,…)

+ Lợi thế cạnh tranh (chu kỳ bán hàng, phương thức phân khúc thị trường, khách hàng quan trong, then chốt, khách hàng quốc tế, cấp độ bán hàng (đa cấp, cao cấp, bán hàng theo nhóm), đối thủ cạnh tranh tham gia vào siêu cạnh tranh (một nhóm đối thủ cạnh tranh thống lĩnh thị trường).

Quá trình lập kế hoạch bộ phận phải gắn với kế hoạch tổng thể của công ty, kế hoạch không chỉ đi từ cấp trên xuống mà còn cân nhắc vào kế hoạch bán hàng và dự báo doanh số cho tương lai của các quản trị viên bán hàng.

Cần xây dựng bộ phận bán hàng bằng hai cách tổ chức:

-       Bộ phận bán hàng là một phần của chức năng marketing

-       Bộ phận bán hàng là bộ phận riêng.

Vai trò của kế hoạch bán hàng

Lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động trong tương lai, làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường, tránh sự lãng phí và dư thừa nguồn lực, đồng thời lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra. Lập kế hoạch có những vai trò như sau:

-       Kế hoạch là một trong những công cụ phối hợp nỗ lực giữa các thành viên trong công ty. Dựa vào kế hoạch có thể biết được mục tiêu và cách thức đạt được mục tiêu, các nhân viên trong công ty biết được công ty mình sẽ đạt được những gì và chắc chắn họ sẽ sẵn sàng cùng nhau phối hợp, hợp tác và làm việc có tổ chức.

-       Lập kế hoạch giúp công ty hoạt động kinh doanh ổn định, sự thay đổi trong môi trường kinh doanh được dự báo trước và có những phương án đối phó thích hợp. Dựa vào kế hoạch giúp nhà quản trị có cái nhìn về tương lai, dự báo những thay đổi trong môi trường nội bộ và môi trường bên ngoài, đồng thời cân nhắc những ảnh hướng của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó thích hợp.

-       Lập kế hoạch giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của công ty, khi có kế hoạch thì những mục tiêu của công ty đã được xác định, những phương thức tốt nhất để đạt được mục tiêu đã được lựa chọn, việc sử dụng nguồn lực hiệu quả và hạn chế tối đa những lãng phí không cần thiết.

-       Lập kế hoạch sẽ thiết lập những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao. Một khi công ty không xác định được đích đến và đạt tới bằng cách nào thì đương nhiên không thể đánh giá được công ty có thực hiện mục tiêu hay chưa và cũng không có những biện pháp để điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra. Do đó có thể nói, nếu không có kế hoạch thì cũng không có công tác kiểm tra.

Như vậy, kế hoạch rất quan trọng đối với công ty và nhà quản lý. Nếu không có kế hoạch, nhà quản lý cũng không biết  tổ chức, khai thác con người và nguồn lực khác của công ty một cách hiệu quả.

Trương Hoàng Hoa Duyên