1. Tuyển mộ lực lượng bán hàng

Để có được lực lượng bán hàng đáp ứng tốt nhu cầu công việc về số lượng và chất lượng, thì ngay từ khi bắt đầu khâu tuyển dụng chúng ta phải xác định được thị trường lao động, nơi doanh nghiệp cần nhân lực có những nguồn cung cấp lao động như thế nào. Sau đây là những nơi cung cấp nhân lực cho lực lượng bán hàng:

- Công ty:Đây là nguồn nhân lực khá đặc biệt vì họ đang làm tại công ty với một vị trí công việc khác như thư ký, kỹ sư, thủ kho... và được chuyển qua bộ phận bán hàng. Nguồn này có lợi thế là đã làm việc tại công ty nên rất vững về chính sách và sản phẩm của công ty. Mặc khác, họ cũng đã được đánh giá qua công việc và chứng tỏ mình khá phù hợp với vị trí công việc kinh doanh.

Tuy nhiên, việc tuyển dụng những người này có thể vướng phải một số khó khăn như: phải tuyển người khác thay thế vị trí của họ, hay ngay bản thân họ không đồng tình với quyết định chuyển sang bộ phận khác. Và đôi khi họ cũng có thể không thành công ở cương vị mới. Như vậy thì coi như sự nghiệp của những người này sẽ khó khăn hơn. Công ty khi tìm những nguồn tuyển dụng thì cần cân nhắc kỹ nguồn này.

- Các tổ chức trường học: Đây cũng là một nguồn khá phong phú nếu công ty có sự đầu tư và có chính sách tuyển dụng phù hợp. Nguồn này được thiết lập dựa trên mối quan hệ giữa công ty và các trường học tại địa phương. Rất nhiều công ty đã tuyển dụng sinh viên năm cuối hay các sinh viên làm ngoài giờ để trở thành những người bán hàng thực thụ. Các công ty thường chọn ra những trường học có danh tiếng và mối quan hệ tốt để lên chương trình tuyển dụng cụ thể.

Ví dụ: Hàng năm, các công ty như P&G hay Unilever cũng tuyển các quản trị viên tập sự là sinh viên để huấn luyện họ trở thành những đại diện bán hàng trong tương lai. Thậm chí một số công ty còn mạnh dạng đầu tư vào một số sinh viên có thành tích tốt trong học tập và tư chất tốt để tuyển vào lực lượng bán hàng của họ.

- Các nguồn từ nền công nghiệp:Đây là dạng tuyển dụng nhân sự ngay từ những công ty đối thủ, công ty kinh doanh có tính chất tương tự hay từ nhà cung cấp, từ khách hàng.

Các công ty cạnh tranh và các công ty kinh doanh có tính chất tương tự (về cách thức phân phối hay lĩnh vực hàng hóa, dịch vụ: Nguồn này khá đặc trưng với tính chất luân chuyển nhân sự từ chính những công ty cạnh tranh nhau. Điều này quả là phức tạp vì nhân sự bị hấp dẫn bởi lương bổng hay chính sách đãi ngộ của công ty đối thủ đã về đầu quân cho họ. Những người này sẽ đem cả kiến thức, kinh nghiệm và khách hàng về để làm việc cho công ty đối thủ, điều này có lẽ sẽ gây ra một số vấn đề không hay. Nguồn từ các công ty có hoạt động tương tự chẳng hạn như cùng lĩnh vực hàng tiêu dùng (người đại diện kinh doanh cho công ty sữa có thể chuyển qua công ty nước giải khát) hay cùng phương thức phân phối (thuê nhân viên có kinh nghiệm trong việc phát triển hệ thống đại lý) sẽ giúp công ty tận dụng được năng lực sở trường của họ để gia tăng thị phần và lợi nhuận.

Tuy nhiên, nguồn tuyển dụng này cũng có thể gặp những khó khăn như họ có những thói quen và cách thức làm việc không thật sự phù hợp với môi trường mới và cũng là những người ít trung thành. Đây là những vấn đề thường gặp phải khi tuyển dụng nhân sự từ những nguồn này nên công ty cần thận trọng cân nhắc và lựa chọn cho phù hợp.

Nhà cung cấp, khách hàng: Những người này thường có kinh nghiệm nhất định và cũng là một nguồn nhân sự khi tuyển dụng. Tuy nhiên, cần xem xét kỹ những cái lợi khi tuyển dụng những người này và những khó khăn mà doanh nghiệp sẽ gặp phải.

- Các nguồn khác:

Quảng cáo trực tiếp: Đây là cách thức khá thông dụng để tìm nhân sự. Điều quan trọng là cần xác định rõ các yêu cầu tuyển chọn khi đăng tải trên các phương tiện thông tin chủ yếu là báo chí.

Các Trung tâm tư vấn và giới thiệu việc làm: Khi cần nhân lực chúng ta cũng nên gõ cửa những nơi này. Trung tâm thường có nguồn nhân lực khá dồi dào và có thể giúp chúng ta những bước sơ tuyển để đỡ mất công trong quá trình tìm người. Mặc khác, Trung tâm cũng có thể lôi kéo giúp ta những người giàu kinh nghiệm (mà ngày nay người ta thường quen gọi là “săn đầu người”).

2. Tuyển chọn lực lượng bán hàng

Lựa chọn nhân sự cho lực lượng bán hàng thường tuân thủ quy trình như sau:

- Bảng tóm tắt và hình thức xin việc:

Bản tóm tắt chứa đựng những thông tin như mục tiêu làm việc, trình độ văn hóa và kinh nghiệm. Đây là bước sàng lọc đầu tiên của người quản lý nhằm chọn ra những người có khả năng được dự phỏng vấn.

Đơn xin việc của người dự tuyển thường cung cấp những thông tin có liên quan và qua đó cũng phần nào phản ánh năng lực của người dự tuyển.

Hình ảnh cũng khá quan trọng, đặc biệt khi cần tuyển những vị trí công việc có chú trọng hình thức.

Kiểm tra sự giới thiệu: Điều này là cần thiết khi có thư giới thiệu của công ty trước đó hay thư xác nhận thời gian làm việc và năng lực làm việc. Các thư này mang tính cá nhân và là thông tin tham khảo quan trọng cho nhà tuyển dụng. Tuy nhiên bản thân nhà tuyển dụng cũng cần kiểm tra lại xem các thông tin có chính xác hay không để có quyết định đúng đắn.

- Phỏng vấn:

Điều mà chúng ta nên biết là nếu lựa chọn ứng viên không phù hợp sẽ gây ra không ít khó khăn cho công ty từ chi phí tuyển dụng cho đến những ảnh hưởng khác về tâm lý, tình cảm... Do vậy, phỏng vấn sẽ giúp chúng ta đánh giá đúng hơn những người được lựa chọn để bổ nhiệm vào lực lượng bán hàng. Phỏng vấn thường có các bước như sơ tuyển và chuyên sâu để tìm ra nhân sự tốt nhất.

Mục tiêu của phỏng vấn là:

- Đánh giá tiểu sử, giáo dục và kinh nghiệm của ứng viên.

- Tìm ra động cơ làm việc và ý chí cầu tiến trong công việc.

- Sự cân bằng về tâm lý.

Các cuộc phỏng vấn sơ tuyển và đi vào chiều sâu ở lần kế tiếp vòng hai hay ba đều nhằm khám phá năm điểm quan trọng như sau:

 (1) Sự cân bằng: Số lần chuyển chỗ làm, việc thay đổi chỗ ở hay nơi học hành, sự quan tâm và sở thích được duy trì bao lâu, sự dễ thích nghi và hòa nhập về văn hóa xã hội.

(2) Sự cần cù: Sự tiến bộ đều đặn trong công việc và mức lương; làm việc theo lề thói có sẵn hay thích sự sáng tạo; sự chăm chút trong công việc và sự chuyên cần.

(3) Động cơ: Người ứng viên có động cơ kiếm tiền, thăng tiến như thế nào; quan niệm về nghề bán hàng, động cơ thay đổi nơi làm việc hay vị trí công việc.

(4) Tính kiên trì: Cách thức vượt thử thách trong công việc và cuộc sống; việc duy trì công tác và học tập như thế nào; khả năng chịu đựng và giải quyết khó khăn.

(5) Khả năng hòa nhập: Ứng viên có từng tham gia những hoạt động mang tính tập thể hay xã hội hay không, sự thân thiết với đồng nghiệp cũ, sự thành công trong giao tiếp, quan hệ gia đình, bạn bè...

+ Phỏng vấn cá nhân lần đầu (sơ tuyển):

Quá trình phỏng vấn cá nhân là quá trình giao tiếp hai chiều mà ở đó người ứng viên tìm hiểu về công ty cũng như những đòi hỏi của công việc. Mặc khác nhà tuyển dụng cũng sẽ tìm hiểu và đánh giá về năng lực của ứng viên. Tại lần phỏng vấn đầu tiên này, nhà tuyển dụng sẽ chú trọng về hình thức, kỹ năng giao tiếp và ứng xử của ứng viên. Thêm vào đó, nhà tuyển dụng sẽ có những cách thức phỏng vấn để đánh giá năng lực, chuyên môn, kinh nghiệm để xem xét những ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng.

Các công ty thường đưa ra một số tiêu chuẩn để loại bỏ ứng viên như:

- Ứng viên ít chú ý đến công ty hay công việc (không đặt câu hỏi về công ty, không hỏi về công việc).

- Ứng viên đến trễ, ít chú ý đến ăn mặc, dáng điệu, tác phong.

- Quan hệ và ứng xử chưa tốt thể hiện qua kỹ năng giao tiếp.

- Có sự giấu diếm hay nói sai sự thật.

Việc phỏng vấn cá nhân rất quan trọng khi lựa chọn nhân viên bán hàng vì qua lần phỏng vấn sơ tuyển này, chúng ta sẽ chọn lọc được những cá nhân có khả năng giao tiếp tốt, ngoại hình phù hợp và chứng tỏ đuợc sự yêu thích công việc.

Ngoài ra còn có một số câu hỏi mang tính chất cá nhân như hỏi về việc học tập, các thành tích trong quá khứ và những điều quan tâm hiện tại. Tất cả những điều này được thực hiện trong lần phỏng vấn đầu tiên nhằm chọn ra những người tiềm năng nhất cho đợt phỏng vấn kế tiếp.

Một số công ty không dùng cách phỏng vấn trực tiếp qua giao tiếp, họ áp dụng cách phỏng vấn theo kiểu thi cử. Các ứng viên được mời dự sơ tuyển sẽ cùng làm bài trắc nghiệm kiến thức tổng quát (theo kiểu kiểm tra IQ) trong một khoảng thời gian nhất định. Nhà tuyển dụng sẽ căn cứ trên kết quả để lựa chọn những người vào vòng kế tiếp. Tuy nhiên, cách phỏng vấn này sẽ triệt tiêu sự sáng tạo và khả năng chứng tỏ bản thân của những người bán hàng có kinh nghiệm.

+ Phỏng vấn đi vào chiều sâu:

Cuộc phỏng vấn này thường được thực hiện tại công ty hoặc nơi làm việc chính thức. Người phỏng vấn lần này thường là người quản lý trực tiếp trong tương lai của ứng viên. Mức độ phỏng vấn sẽ chuyên sâu hơn, ứng viên cần chứng tỏ về năng lực cá nhân, các cam kết và mục đích, khả năng hội nhập, thích ứng và kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống. Trong cuộc phỏng vấn này, ứng viên luôn được tạo sự thoải mái để thể hiện mình. Nhà tuyển dụng sẽ khuyến khích ứng viên tìm hiểu về công ty, sản phẩm và giúp cho ứng viên tập trung trả lời cũng như đặt câu hỏi.

Một số công ty sử dụng tình huống để kiểm tra ứng viên (tình huống bán sản phẩm thực tế) hay để cho các ứng viên cùng tham gia đóng góp ý kiến cho một vấn đề nào đó liên quan đến hoạt động kinh doanh... qua cách ứng xử và đưa ra giải pháp của ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ chọn người phù hợp nhất.

Ngoài ra còn những câu hỏi đôi khi nghe có vẻ không liên quan nhưng kỳ thực nhà tuyển dụng muốn hiểu rõ thêm về phẩm chất, năng lực cá nhân và cách thức ứng xử của ứng viên.

+ Một số cách thức phỏng vấn:

Tạo ra một chút căng thẳng: người phỏng vấn cố ý tạo ra những bất đồng hay phản bác để xem xét phản ứng của ứng viên. Việc này giúp chúng ta đánh giá khả năng ứng xử và xử lý khó khăn cũng như thái độ của ứng viên khi bị phê bình, chọc giận.

Tỏ ra hững hờ, thiếu nhiệt tình: người phỏng vấn cố tình có thái độ này để thăm dò phản ứng của ứng viên cũng như xem xét thiện chí của ứng viên đối với công việc và công ty.

Tạo ra những khoảng ngừng hay khoảng trống im lặng: điều này sẽ gây cho ứng viên sự bối rối nếu họ là những người thiếu kinh nghiệm khi giao tiếp. Những đợt chuông điện thoại hay những công việc không liên quan làm gián đoạn cuộc phỏng vấn nhằm xem xét thái độ của ứng viên và mức độ tập trung của người này khi tiếp tục nói chuyện.

Sử dụng những câu hỏi: người phỏng vấn có thể dùng những câu hỏi mở nhằm xem xét quan điểm và những điều được ứng viên coi trọng. Những câu hỏi đào sâu giúp ứng viên chứng tỏ được năng lực. Những câu hỏi có vấn đề nhằm kiểm tra thái độ, kinh nghiệm và khả năng ứng xử.

Chuyển qua những nội dung khác: nhiều nhà tuyển dụng không đi vào trọng tâm hay cố tình đi xa vấn đề để ứng viên không thể chuẩn bị trước; qua đó, họ hiểu ứng viên nhiều hơn về tính cách, khả năng đối phó với tình huống hay mức độ hòa nhập.

- Đánh giá sau khi phỏng vấn:

Sau khi đặt những câu hỏi phỏng vấn, nhà tuyển dụng thường ghi chú lại những thông tin quan trọng. Sau đây là những thông tin cần ghi lại để tiện cho việc lựa chọn:

- Cử chỉ và thái độ của ứng viên.

- Ấn tượng ban đầu.

- Sự tự tin, sự độc lập.

- Khả năng lãnh đạo, khả năng làm việc nhóm.

- Kinh nghiệm phù hợp ở mức độ nào.

- Thành tích nổi bật.

- Có mặt mạnh và mặt yếu nào.

- Có khả năng lên kế hoạch và đề ra chiến lược hay không.

- Có khả năng phát triển trong nghề nghiệp như thế nào.

- Có hoài bão và ý chí vươn lên ra sao.

- Sự vững vàng, chín chắn.

- Sự trung thực và mức độ tin cậy.

- Cam kết với công việc và công ty.

-  Quyết định lựa chọn:

Giai đoạn này công ty thường có các cách thức cụ thể như: lựa chọn những ứng viên nổi bật nhất với số lượng theo đúng dự kiến; hoặc lựa chọn nhiều hơn một chút và đưa đi đào tạo ngắn hạn và gạn lọc lại lần nữa. Trong trường hợp những người được lựa chọn lượt đầu tiên có một số không phù hợp với yêu cầu của công việc thì không nhất thiết tổ chức tuyển dụng nữa mà sẽ mời những ứng viên có khả năng trong các đợt phỏng vấn lần trước để thay thế. Quyết định lựa chọn rất quan trọng do đó công ty cần đề ra những tiêu chuẩn lựa chọn cụ thể và chính sách hợp lý nhất cho những người được tuyển dụng.

Trương Hoàng Hoa Duyên