Quyền lực gắn liền với vị trí chính thức trong tổ chức đôi khi được gọi là quyền hợp pháp (Legitimate Power). Quyền lực chính thức dựa trên những nhận thức về quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm được gắn liền với những vị trí cụ thể trong tổ chức hoặc trong xã hội. Các cấu trúc tổ chức hoặc xã hội luôn tạo ra những quyền cho những vị trí nhất định đối với các vị trí khác trên những phương diện cụ thể. Chủ thể có quyền đưa ra những quyết định, những yêu cầu, đòi hỏi đối tượng có trách nhiệm phải tuân thủ, chấp hành. Trong một doanh nghiệp, nhà quản trị có thể có quyền thiết lập những nguyên tắc làm việc, giao nhiệm vụ cho người dưới quyền và chỉ đạo công việc đối với người dưới quyền. Người lao động có quyền đòi hỏi những thông tin cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ,những điều kiện cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ...Quyền hạn chính thức còn có thể bao gồm cả những quyền trong quản lý các nguồn lực, thiết bị, nguyên vật liệu và những điều này lại tạo ra những cơ sở khác của quyền lực.

Động lực cho sự tuân thủ những đòi hỏi và những nguyên tắc mang tính hợp pháp có thể là những giá trị bên trong của con người như tuân thủ các biểu tượng quyền lực, trung thành với tổ chức, tôn trọng pháp luật, nguyên tắc, quy chế của tổ chức hoặc ít ra cũng là đòi hỏi tối thiểu để được chấp nhận là thành viên của tổ chức. Các thành viên đồng ý tuân thủ các nguyên tắc, luật lệ và chỉ dẫn của người lãnh đạo để có được những lợi ích là thành viên của tổ chức. Những điều kiện cho việc là thành viên của tổ chức có thể thiết lập trong các hợp đồng chính thức mang tính pháp lý, nhưng sự đồng ý phục tùng quyền hạn chính thức luôn là sự hiểu biết lẫn nhau mang tính ngầm hiểu. Hợp đồng xã hội ngầm hiểu này là cơ sở cơ bản cho quyền lực.

Quyền lực là cần thiết cho những tổ chức lớn trong việc hoạt động có hiệu quả và nhịp nhàng. Những hình thức phức tạp của việc chuyên môn hóa vai trò và sự phụ thuộc về vai trò làm cho quyền lực trở nên quan trọng để mỗi cá nhân thực hiện những mong đợi vai trò theo cách hiện thực, bao gồm cả những nghĩa vụ không được ưa thích và những nguyên tắc không phổ biến. Khi con người gia nhập và hoạt động trong tổ chức, để đạt đến sự tuân thủ của họ sẽ là không hiện thực nếu chỉ dựa vào những ảnh hưởng của giá trị chung hoặc tài năng chuyên môn. Quyền lực là dễ chấp nhận hơn và ít khó khăn hơn trong việc sử dụng so với những dạng khác của sự ảnh hưởng. Sự ảnh hưởng dựa trên quyền lực có thể được sử dụng để đạt đến những hoạt động đều đặn thường ngày mà không gây ra những chi phí phát sinh – những chi phí có liên quan đến những dạng khác nhau của sự ảnh hưởng như các chi phí về nguồn lực hoặc những chi tiêu để đạt đến sự ưng thuận.

Lê Hoàng Thiên Tân