Trước khi tiến hành đàm phán cần chuẩn bị rất kỹ càng. Nếu một nhà đàm phán không chuẩn bị kỹ, thì tất yếu sẽ có lúc rơi vào tình trạng không biết mình đang nói gì. Trên cơ sở những gì đã chuẩn bị ở các mục trên, trước khi tiến hành đàm phán cần chuẩn bị kỹ những vấn đề sau:

2.1.2.1. Thiết lập mục tiêu, chiến lược khi tham gia đàm phán

Để có thể linh hoạt trong đàm phán, thay vì chỉ xác định một điểm đích duy nhất, bạn nên đề ra hàng loạt mục tiêu.

- Mục tiêu tối đa: kết quả tốt nhất có thể đạt được

- Mục tiêu tối thiểu: kết quả thấp nhất có thể chấp nhận

- Mục tiêu chính: cái mà bạn thật sự hướng tới

Khi các nhà đàm phán muốn đạt được mục tiêu tối đa thì họ thương lượn, còn khi chỉ cần đạt mục tiêu tối thiểu thì họ có thể thỏa thuận cùng nhau. Trong trường hợp mục tiêu tối thiểu của hai bên không trùng nhau (ví dụ giá thấp nhất mà bên bán muốn bán cao hơn giá cao nhất mà bên mua có thể mua) thì thỏa thuận không đạt được. Thực tế, bên nào chuẩn bị kỹ hơn, thương lượng giỏi hơn, thế mạnh hơn thì sẽ đưa kết quả đàm phán tới gần đích của mình hơn đối tác.

Trên cơ sở những bước chuẩn bị nêu trên tiến hành xây dựng chiến lược đàm phán tổng quát.

Những điểm quan trọng trong xây dựng chiến lược đàm phán:

- Nên mở đầu như thế nào?

- Nên đưa ra những câu hỏi nào trong buổi đầu?

- Đối tác có thể hỏi những câu hỏi nào?

- Ta sẽ trả lời như thế nào?

- Ta có đủ dữ liệu và thông tin để trả lời chưa?

- Nếu chưa đủ thì lấy thông tin từ đâu?

Nếu đàm phán theo nhóm, thì còn cân nhắc thêm các vấn đề sau:

- Ai sẽ là người dẫn dắt cuộc đàm phán?

- Ai sẽ kiểm tra cơ sở lập luậ?

- Ai sẽ đặt câu hỏi?

- Ai sẽ trả lời câu hỏi của đối tác?

- Ai sẽ đóng vai trò làm giảm sự căng thẳng trong đàm phán?

Ngoài việc xác định chiến lược còn cần xác định kiểu đàm phán và chiến thuật đàm phán.

2.1.2.2. Đánh giá lại đối tác

Trước cuộc đàm phán bạn cần xác định lại thật rõ đối tác của mình, cụ thể cần tiến hành những công việc sau đây:

- Cố gắng xác định được những gì đối tác muốn yêu sách và những gì đối tác muốn đạt được.

- Thăm dò xem những vấn đề gì, những mối quan tâm nào ẩn sau những yêu sách của họ.

- Trao đổi những thông tin cần thiết trong quá trình chuẩn bị đàm phán

- Cân nhắc những cơ sở lập luận và lý lẽ mà đối tác có thể sử dụng

- Tìm những vấn đề có thể ảnh hưởng tới hướng đi cũng như kết quả của cuộc đàm phán.

2.1.2.3. Đánh giá lại bản thân:

Trước cuộc đàm phán phải đánh giá lại những điểm mạnh, điểm yếu của chính mình một cách khách quan, toàn diện, có như vậy mới có thể tránh khỏi rơi vào thế bị động, bất ngờ.

Cần đánh giá các vấn đề sau:

- Quyền: Trong cuộc đàm phán sắp tới bạn là chủ hay là khách? Vậy ai là người có quyền đưa ra quyết định?

- Thế: Kiểm tra lại tiềm lực tài chính, mối quan hệ, uy tín, ảnh hưởng của bạn và của đối tác. Ai có thế hơn?

- Lực: Kiểm tra lại lực lượng đàm phán của bạn: Họ là ai? Năng lực thế nào? Chuẩn bị ra sao? (So sánh với phía đối tác, nếu bạn có thông tin)

- Thời gian có đứng về phía mình không?

2.1.2.4. Thiết lập BATNA: BATNA (Best Alternative To No Agreement):

BATNA - Thiết lập giải pháp thay thế tốt nhất khi không đạt được thỏa thuận. Để thiết lập BATNA cần:

- Xác định giới hạn đàm phán;

- Tìm các giải pháp thay thế;

- Chọn các giải pháp thay thế tốt nhất.

BATNA được coi là chuẩn mực để đo mọi thỏa thuận được đề nghị, là tiêu chuẩn để ngăn không cho bạn chấp nhận những điều khoản quá bất lợi cho mình, đồng thời cũng ngăn bát bỏ những giải pháp thay thế sáng suốt mang lại lợi ích cho bạn.

Bên cạnh việc xác định BATNA của mình, bạn cũng cần dự báo và cân nhắc BATNA của đối tác để có cách ứng phó tốt nhất.

2.1.2.5. Tiến hành đàm phán thử

Giai đoạn chuẩn bị sẽ kết thúc bằng việc đàm phán thử. Càng đàm phán thử kỹ lưỡng bao nhiêu, thì khả năng thành công trong đàm phán thật càng chắc chắn bấy nhiêu.

Nguyễn Thị Thảo