Nội dung này chúng ta sẽ bàn về ngân sách tiền mặt cho hoạt động sản xuất của nhà máy. Ngân sách tiền mặt cho hoạt động sản xuất của nhà máy sẽ có một chút phức tạp hơn so với các cửa hàng bán lẻ.

Tính mùa vụ:

Đối với nhà máy, dòng tiền để trả trực tiếp cho chi phí sản xuất thì không tương ứng một cách trực tiếp với doanh số. Bởi vì nhu cầu của khách hàng mang tính mùa vụ, với doanh số thay đổi từ thời kỳ này sang thời kỳ tiếp theo, ngược lại sản lượng của nhà máy thì tương ứng với số lượng ngày làm việc trong kỳ. Những yếu tố thay đổi đầu ra để cân xứng với nhu cầu thì đòi hỏi sự thường xuyên thay đổi quy mô lực lượng lao động bằng cách thuê thêm nhân công khi nhu cầu tăng và sa thải khi nhu cầu giảm. Yếu tố này rất tốn chi phí cho những mùa đơn lẻ, chúng ta phải tốn chi phí trong việc thuê và đào tạo những nhân công mới và bồi thường cho những nhân công bị sa thải.

Thay vào việc thường xuyên thuê mới và sa thải nhân công để phù hợp với công suất sản xuất  nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng, các nhà máy sử dụng hàng tồn kho để đối phó với sự thay đổi nhu cầu mùa vụ - đó là sự chênh lệch giữa tỷ lệ sản xuất và nhu cầu. Những sản phẩm vượt mức sẽ được tích trữ khi nhu cầu ít hơn đầu ra của nhà máy và những sản phẩm được tích trữ này sẽ được sử dụng khi nhu cầu vượt quá đầu ra.

Bên cạnh hàng tồn kho thì nhà máy còn làm thêm giờ để đáp ứng với nhu cầu của những thời kỳ cao điểm. Họ duy trì quy mô lực lượng lao động ở một mức thấp hơn không đáng kể dựa trên nhu cầu hàng năm, và học làm thêm giờ trong suốt mùa và nhu cầu cao hơn nhu cầu trung bình năm. Điều này đúng với các sản phẩm khi giá cao như xe hơi. Nhu cầu của khách hàng và tỷ lệ sản xuất của xe hơi thấp vào cuối mùa thu và mùa đông nhưng trở nên cao điểm vào mùa xuân và mùa hè. Những công nhân trong dây chuyền lắp ráp được yêu cầu làm việc thêm giờ trong mùa cao điểm, khoảng 53 giờ/tuần và thấp hơn 40 giờ/tuần vào mùa thấp điểm. Công suất hoạt động của nhà máy được thiết kế để cung cấp từ 75% đến 80%  dựa trên nhu cầu của mùa cao điểm là 53 giờ/ tuần. Điều này có nghĩa là các đơn hàng vào màu cao điểm không thể đáp ứng một cách đúng hạn. Nhiều khách hàng trong mùa cao điểm buộc phải chờ đợi. Vì công suất hoạt động của nhà máy được thiết kế thấp hơn nhu cầu vào mùa cao điểm, ngay cả khi làm thêm giờ, thì nhà máy vẫn có thể hoạt động với công suất bình thường trong suốt thời gian còn lại của năm.

Hàng tồn kho:

Những chuyên gia tư vấn được thuê để cải thiện khả năng sinh lợi của công ty thường bắt đầu bằng cách xem xét việc quản trị hàng tồn kho của công ty. Lý do đơn giản là vì chi phí hàng tồn kho là chi phí lớn trong quá trình kinh doanh. Nếu giảm một lượng lớn hàng tồn kho thì ngay lấp tức sẽ tiết kiệm được được môt khoản lớn, điều mà đã lặp đi lặp lại hàng năm. Các công ty trên toàn thế giới cũng đang nổ lực trong việc làm sao để quản trị hàng tốn kho một cách hiệu quả.

Chi phí hàng tồn kho thường chiếm một phần lớn trong việc đầu tư vốn của công ty.  Tổng giá trị của hàng tồn kho thường chiếm từ 20% đến 50% tổng tài sản của công ty và có thể bằng lợi nhuận kiếm được trong 2 đến 3 năm. Ở các công ty bán sỉ và bán lẻ thì giá trị của hàng tốn kho có thể cao hơn. Đối với nhiều công ty, những năm 1990 là thời kỳ mà công việc quản trị hàng tồn kho có nhiều thay đổi, bằng việc cắt giảm các chi phí cồng kềnh một cách kịch liệt đã khiến cho các công ty này có một lợi thế cạnh tranh đáng kể.

Đừng bỏ qua chi phí nắm giữ hàng tồn kho:

Thông thường chi phí nắm giữ hàng tồn kho chiếm từ 25% đến 35% chi phí của sản phẩm tồn kho đó hoặc xấp xỉ 2% đến 3% chi phí của mặt hàng đó mỗi tháng. Khoảng một nửa chi phí nắm giữ hàng hóa tồn kho là phần lãi từ chi phí để sản xuất ra sản phẩm đó, và nửa còn lại kia là bao gồm chi phí kho bãi hoặc những dạng lưu trữ khác, bảo hiểm, bị mất cắp …

Giảm chi phí tồn kho có thể tiết kiệm được một khoản lớn. Các công ty lớn thường giảm được khoảng 1 tỷ hoặc hơn trên báo cáo hàng năm bằng cách giảm chi phí hàng tồn kho.

Hàng tồn kho thường là một dạng tài sản vốn lớn của công ty. Một phần giá trị của hàng tồn kho thường được sử dụng như là tài sản thế chấp cho việc vay nợ.

Với hệ thống kế toán truyền thống thì chi phí hàng tồn kho được xem như là chi phí sản xuất chung hơn là chi phí sản xuất trực tiếp. Nguyên do của loại chi phí này là do nó không đáng kể, dễ bị bỏ qua. Những công ty chuyển đổi từ hệ thống kế toán sang phương pháp kế toán mới thì chi phí này được xếp trực tiếp vào là chi phí bán hàng chứ không phải là chi phí sản xuất chung.

Hạn mức tín dụng:

Tín dụngdoanh nghiệp làloại vốn vay phổ biến nhấtnhằmcung cấpvốn lưu độngchomột công ty. Chúng được thiết kếđể đáp ứngnhu cầu vốnngắn hạnnhằmmuahàng hoá,vậttư,trả lương và thanh toán cácchi phí hoạt độngkhác. Nógiúp cải thiện tình hìnhthanhkhoảntrongcác chu kỳkinh doanhcủa các doanh nghiệp, vàdo đónó là một thànhphầnquan trọng củahoạch địnhngân quỹ. Nhiều doanh nghiệpkhông thể tồn tạimà không có nó. (Vốn vay dài hạn[tức là nhiềuhơn mộtnăm] nhằmmua tài sảnvốn, ví dụ, cho vay có thời hạn, hoặc một khoản vaycó thời hạncộngvớiviệc phát hànhcổ phiếu, sẽlà nguồn tài trợ thường xuyên nhất).

Hạn mứctín dụngcho phép một người đi vay gia tăngsố tiền vay (lênđến một số lượng hạn chế đã được qui định sẵn) trong một khoảng thời gian xác định và hoàn trả mức tăng thêm đóbất cứ lúc nào theo quyết địnhcủa người vay. Hạn mứclàmột giới hạnqui định số tiền cóthể được vay mượn và ngày một tăng lên dosố dưcủa khoản vay cộng với khoản lãi cộng dồn và lãi có thể được quy địnhbởi người cho vay. Mỗi hạn mứcđượcđàm phán riêng giữa công ty và ngân hàng. Thông thường, tài sản thế chấpvàvaycó bảo đảmkhông cầnphê duyệt, trừ khi các tiêu chí cơ bản vềtín dụngcủa người nộp đơn không được đáp ứng.

Một ngân hàng thường sẽ yêu cầu doanh nghiệp chứng nhận và khai thuế cá nhân trong vòng ba năm qua, các báo cáo cá nhânvàthông tin bổ sung khác để đủ điều kiện cho loại hình tài trợ này. Giới hạn định trước về số tiền mà có thể được vay sẽ phụ thuộc vàothu nhậphàng năm(quá khứ hoặc dự kiến)của một công ty. Một dòng ngân quỹ dương sẽ được chấp thuận, có nghĩa là, các công ty phải có lãi và có thể chứng minh rằng nợ có thể được hoàn trả một cách thường xuyên. Sau khi giải ngân,công ty có thể vay lên đến giới hạn định trước, hoặc trong một lần hoặc nhiều lần từng bước, trong suốt thời gian hiệu lực của hạn mức. Nó có thể hoàn trảbất kỳ số lượng tiềnvay và rút tiền lên đến giới hạn định trước khi cần thiết.

Mức độ kiểm soát được thực hiện bởingân hàng sẽ phụ thuộc vào đánh giárủi ro tín dụngvà giới hạn hạn mức. Đối với hạn mức thấphơnsẽchocác công ty có tín dụng tốt, có thể không cầnkích hoạt sử dụng hạn mức. Đó là, khách hàng có thể vay thêmvàtrả lại chúng theo ý thích, và ngân hàng có thể phân chia đinh mức theo mỗi năm hoặc gia hạn. Nếu hạn mức"quay vòng" không kịp trong năm, thông thường hạn mứctín dụng sẽđược chuyển đổi sang một thời hạn cho vay trả dần và hạn mứctín dụngbị đóng lại. Đối với những hạn mức cao và các công tycó rủi ro tín dụngcao, một ngân hàng sẽ giám sát và kiểm soát hạn mứcchặt chẽ vàthường xuyên hàng ngày./.

Nguyễn Huy Tuân-Đại học Duy Tân