1. Sự gần gũi:

Sự gần gũi về không gian và thời gian giữa người gửi và người nhận ảnh hưởng mạnh mẽ đến quá trình thông tin, tới sự diễn đạt những điều nhận được. Con người có xu hướng thích đứng gần và nói với người mình ưa thích, tránh xa và không nói với người mà mình không thích. Bắt tay, siết chặt, đụng chạm cơ thể là nhũng cách thức mà con người thường biểu hiện sự thân thiện và quý mến đối với người mà mình đang tiếp chuyện. Sự gần gũi cũng thể hiện địa vị của con người, phần lớn con người đều muốn giữ một khoảng cách gần gũi với những người có địa vị cao.

 Nhiều người nghĩ mình quá bận, không đủ thời gian để có thể gặp các nhân sự mới của mình. Có thể họ sẽ phải nghĩ lại. Và đây chỉ là một vài trong số vô vàng lợi ích từ sự tiếp xúc thường xuyên và gần gũi với nhân viên, nhất là nhân viên mới vào làm. Bạn sẽ có cái nhìn đầu tiên với chất lượng mà người bạn sắp tuyển dụng có được. Sau đó bạn có thể hiểu thấu được sự nhiệt tình của họ, biết được họ nghĩ gì và họ phản ứng ra sao đối với tình trạng của công ty.

 Chính sách gần gũi với nhân viên sẽ gửi được một thông điệp đến những nhân sự mới rằng họ có tầm quan trọng đối với công ty và sự đóng góp của họ đối với các vấn đề của công ty. Những người mà cảm thấy được tầm quan trong của mình sẽ có chiều hướng tận tâm với công ty hơn.

 2. Dáng điệu, cử chỉ:

 Dáng điệu, cử chỉ- ngôn ngữ cơ thể- có thể được sử dụng để diễn đạt nhiều thứ, bao gồm sự thân thiện, quý mến hay địa vị, quyền lực. Con người có xu hướng thoải mái khi tiếp xúc với người mà mình yêu thích, khi đó họ sẽ ngồi dựa lưng sau ghế, hai cánh tay có xu hướng dang ra, và nhìn thẳng vào mặt mà mình tiếp xúc. Trái lại khi tiếp xúc với người có địa vị cao hơn hoặc người mà mình cảm thấy có sự đe dọa, con người có xu hướng căng thẳng. Dáng điệu cử chỉ của người có địa vị cao là ung dung, thư thả hơn người có địa vị thấp. Khi chúng ta tiếp xúc với người khác, chúng ta có thể thể hiện các phản ứng của chúng ta bằng các dáng điệu cử chỉ như nhún vai, lắc đầu, nhìn đi chỗ khác, lắc tay, vỗ vai, tiến đến gần hơn hay lùi xa hơn…

Điệu bộ, cử chỉ của con người đều do bản năng của họ. Một đứa bé có thể mút tay, vặn vẹo hai bàn tay khi trò chuyện nhưng một nhà lãnh đạo không nên mân mê quần áo, đồ trang sức hay bất kì vật dụng nào khi nói chuyện với nhân viên. Điều đó cho thấy bạn đang bối rối hay bị phân tán tư tưởng trong quá trình tiếp xúc với ai đó. Việc bạn chống nạnh hai tay ngang hông, hoặc khoanh tay trước ngực sẽ khiến nhân viên nhụt chí, ngại ngùng khi gặp xếp trong lần sau. Bởi như thế có nghĩa là bạn tỏ ra hung hãn và khép kín.

Nhiều người có quan điểm sai lầm “vung vẫy” tay càng nhiều trong lúc nói chuyện thì hình ảnh của họ càng trở nên lôi cuốn. Trong thực tế, bạn chỉ nên sử dụng bàn tay để diễn giải vấn đề thêm rõ ràng trước người nghe. Hoạt động của bàn tay trong quá trình nói chuyện nên đúng mực, kết hợp khéo léo với quan điểm, thái độ bản thân, hoặc gắn kết với cao trào của câu chuyện cũng như tầm quan trọng của vấn đề. Chẳng hạn như, khi bạn nói “dứt khoát không”, thật nhẹ nhàng bạn giơ một ngón tay ám hiệu “stop”. Nhìn chung, chuyển động của tay cần đa dạng, linh hoạt nhưng không được lạm dụng nhiều quá, kẻo bạn sẽ trở thành một…diễn viên múa bất đắc dĩ.

Trong thực tế, nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ cơ thể chỉ thông qua những biểu hiện rất đơn giản, nhưng đòi hỏi mỗi người phải tinh tế, khéo léo, quan sát thái độ và hành vi của đối phương để điều chỉnh cử chỉ, hành động của mình một cách hợp lý. Nhờ đó mà nhà lãnh đạo sẽ có thể nâng cao kĩ năng giao tiếp của mình, truyền đạt thông điệp cho nhân viên một cách dễ dàng và hấp dẫn.

 3. Nét mặt:

Mặc dù con người có những mức độ khác nhau trong việc thể hiện các cảm xúc của mình song nói chung con người thường thể hiện thái độ, suy nghĩ, tình cảm qua nét mặt.Những trạng thái khác nhau biểu cảm trên khuôn mặt sẽ giúp bản thân mình tự tin hơn và dễ thành công hơn trong giao tiếp. Chúng ta có xu hướng nói chuyện bằng nét mặt nhiều hơn với những người mà ta yêu thích, quý trọng và né tránh nhìn tới những người mà ta không thích. Trong giao tiếp, người có địa vị cao có xu hướng nói chuyện bằng mắt ít hơn người có địa vị thấp. Mỉm cười, chăm chú, mắt mở to và những biểu hiện bằng nét mặt khác cũng chỉ ra mức độ quan tâm đối với người truyền tin. 

Ánh mắt được xem là cửa sổ tâm hồn. Ánh mắt phản ánh tâm trạng ,những cảm xúc,tình cảm của con người. Ánh mắt cũng có thể cho ta biết ý nghĩ, mong muốn của người đối thoại. Ánh mắt không chỉ bộ lộ tâm hồn mà còn là con đường chủ yếu tiếp nhận các thông tin cảm tính từ môi trường bên ngoài.Do đó trong giao tiếp, nhất thiết chúng ta cần phải biết cần phải sử dụng mắt một cách có hiệu quả. Muốn vậy, cần lưu ý một số điểm sau:

- Nhìn thẳng vào người đối thoại

- Không nhìn chăm chú vào người khác.

- Không nhìn người khác với ánh mắt coi thường ,giễu cợt hoặc   không them để ý.không đảo mắt hoặc đưa mắt liếc nhìn một cách vụng trộm .

-  Không nheo mắt hoặc nhắm cả hai mắt trước mặt người khác.

Yêu cầu khi sử dụng ánh mắt:Phải thể hiện đúng ánh mắt mình muốn chuyển tải điều cần nói, đồng thời không nên sử dụng những ánh mắt khó chịu, soi mói, chằm chằm...

Nụ cười là phương tiện giao tiếp quan trọng chứa đựng nhiều nội dung phong phú. Nụ cười không chỉ biểu hiện thái độ ,tình cảm của con người mà cả những nét tính cách nhất định của họ nữa. Thực tế cho thấy, một bộ mặt tươi cười luôn được hoan nghênh,vì nụ cười chẳng những mang lại cho người khác cảm giác thoải mái, tự tin mà còn làm cho họ cảm thấy đây là tín hiệu của sự tốt lành ,của tình hữu hảo và long chân thành. Tuy nhiên có nhiều nụ cười khác nhau và không phải nụ cười nào cũng có hiệu quả tốt. Nụ cười phải tự nhiên, chân thành thì mới có hiệu quả.

Nụ cười được xem là một trang sức trong giao tiếp và cũng là phương tiện làm quen hay xin lỗi rất tinh tế, ý nhị.

Biết sử dụng nụ cười đúng lúc, hợp lý là một nghệ thuật cần được rèn luyện thường xuyên để có thể biểu cảm thông qua các kiểu cười khác nhau. Luôn nở nụ trên môi sẽ tạo được kết quả giao tiếp tốt.

4. Giọng nói:

Trong giao tiếp bằng ngôn ngữ nói ,việc người nói phát âm có chuẩn và rõ ràng hay không, giọng nói của họ như thế nào ,tốc độ nhanh hay chậm,điều có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của quá trình giao tiếp.Giọng nói, tốc độ ,nhịp độ nói của mỗi người bị chi phối nhiều bởi những đặc điểm về giới tính ,cấu tạo thanh quản của người đó,môi trường nmghôn ngữ bao quanh họ từ khi còn thơ ấu ,nhưng sự rằng luyện cũng có ý nghĩa Những đặc tính của giọng nói như cao độ, nhịp điệu, cường độ…luôn thể hiện ngững thông điệp nhất định…Khi bạn nói với một giọng điệu hài lòng với tốc độ bình thường thể hiện bạn là người đang muốn tiếp xúc với người khác. Bạn nghĩ gì khi một người nói rất to, la lớn, với tốc độ rất nhanh hoặc khi một người nói rất chậm, thấp và rất nhỏ. Những người có địa vị thấp thường có xu hướng với giọng nói nhỏ hơn so với người có địa vị cao.

5. Ngoại hình:

Những biểu hiện ngoại hình đặt biệt là đầu tóc,quần áo luôn thể hiện những thông điệp phi ngôn ngữ. Hãy để ý những cách ăn mặc, đầu tóc của những người xung quanh bạn sẽ thấy những điều mà họ muốn diễn đạt.Trong giao tiếp mặc dù người nghe không nhận thức về những thông điệp phi ngôn ngữ song họ luôn để ý tới những biểu hiện phi ngôn ngữ.

Trong giao tiếp ăn mặc không chỉ thể hiện khiếu thẩm mỹ ,văn hoá giao tiếp ,mà còn thể hiện thái độ với chúng ta đối với người khác và đối với công việc. Tùy theo từng trường hợp, từng mùa và từng theo sở thích cá nhân, đặc điểm của địa phương, của dân tộc mà chọn cách ăn mặc cho phù hợp. Trong trường hợp xã giao có hai cách ăn mặt: lễ phục và thường phục. Những trường hợp long trọng, nghiêm trang,nghi lễ chính thức thì lễ phục hợp hơn. Những trường hợp thông thường thì mặc thường phục.

                                                                    Người viết: Nguyễn Thị Thảo