Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình đàm phán. Trong giai đoạn này các bên tiến hành bàn bạc, thỏa thuận những vấn đề đôi bên cùng quan tâm như: hàng hóa, chất lượng, số lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán...nhằm đi đến ý kiến thống nhất, ký được hợp đồng mua - bán hàng hóa. Giai đoạn này bao gồm:

1.         Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác

Khi đưa ra yêu cầu, cần chú ý:

- Đưa ra yêu cầu một cách hợp lý

- Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ, có căn cứ khoa học

- Luôn luôn nhớ rõ những lợi ích cơ bản. Lên danh sách các lợi ích và đặt chúng trên mặt bàn.

- Đảm bảo sự đoàn kết, nhất trí trong nội bộ đoàn đàm phán.

- Đừng sử dụng cách nói “mềm yếu” trong đàm phán, ví dụ như: “Chúng tôi hy vọng rằng…” “Chúng tôi mong rằng….” hay “Chúng tôi thích cái này hơn…”. Mà hãy nói: “Chúng tôi cần…” “Chúng tôi yêu cầu….” “Chúng tôi đòi hỏi…..”

Trong giai đoạn này của cuộc đàm phán, một điều rất quan trọng là bạn phải gợi cho đối tác trình bày hết ý kiến của họ, lắng nghe trước khi trả lời. Để làm được điều này cần chú ý:

- Không cắt ngang lời đối tác

- Kết thúc mỗi vấn đề bằng câu hỏi trực tiếp

- Chỉ nói khi cần thiết. Nên nhớ rằng các nhà đàm phán chuyên nghiệp dành nhiều  thời gian để nghe hơn là nói

- Thường xuyên tóm lược lại những gì vừa được nói. Nên tóm tắt theo ý riêng của bạn chứ không nên bắt chước hay lặp lại những gì đối tác vừa nói

- Tránh đi lạc đề

2.         Phá vỡ những bế tắc

Bế tắc có thể xảy ra bởi một số nguyên nhân sau:

- Chưa hiểu biết lẫn nhau.

- Cả hai bên có những mục tiêu khác xa nhau.

- Một bên nhầm lẫn sự kiên quyết với sự cứng nhắc về quan điểm lập trường và sẽ không nhượng bộ ngay cả để giữ cho một cuộc đàm phán tồn tại.

- Vì một chiến thuật thận trọng trong đàm phán để bắt ép phía bên kia xem xét lại quan điểm của họ và nhượng bộ.

Vậy cần xử lý bế tắc như thế nào?

- Quay trở lại những thông tin thu được và tạo sự hiểu biết để tạo thêm những lựa chọn bổ sung. Có thể có một vấn đề quan trọng chưa được nêu ra:

- Tìm ra phương án khác đề cùng đạt được mục đích.

- Thông báo cho phía bên kia về hậu quả nếu không đạt được một giải pháp nào cả.

- Chuyển sang thảo luận một vấn đề khác ít quan trọng hơn cả 2 bên có thể thỏa thuận

- Nhượng bộ một điểm nào đó không quan trọng

- Tạo ra thời gian ngừng đàm phán để suy nghĩ vấn đề và đàm phán lại sau đó đưa ra yêu cầu nếu cần những thông tin bổ sung.

- Chuyển từ đàm phán song phương sang đàm phán đa phương và thông báo cho đối tác biết về việc này.

- Sử dụng người thứ ba: yêu cầu một người ngồi hành động như là một người hồ giải, người dàn xếp hay người trọng tài.

- Bỏ bàn đàm phán để bên kia liên hệ lại. Sử dụng khi:

+ Phía bên kia không muốn ký kết thỏa thuận.

+ Bên kia muốn ký kết thỏa thuận mà ta không chấp nhận nổi.

+ Bên kia đưa ra những thỏa thuận mà ta không hề dự kiến.

+ Khi có những số liệu được cung cấp khiến cho việc đi đến thỏa thuận không còn có lợi với ta nữa.

3.         Tiến tới thỏa thuận

Mục đích của đàm phán là tiến tới thỏa thuận. Càng tiến gần đến thỏa thuận thì cuộc đàm phán càng trở nên tinh tế, nên bạn cần phải tập trung, cố gắng, sử dụng những kỹ thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất.

Nguyễn Thị Thảo