Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công tác văn phòng thì có cách bố trí sau:

            Công tác hành chính văn phòng có mặt ở mọi bộ phận của đơn vị, nhằm phục vụ đắc lực cho công việc chuyên môn ở các bộ phận. Nếu căn cứ vào mức độ tập trung hóa công tác văn phòng cần tập trung hay phân tán, thực tế đang tồn tại những mô hình sau:

            - Mô hình kiểu phân tán

Ở các doanh nghiệp theo mô hình này thì các nhiệm vụ thuộc chức năng xử lý thông tin yểm trợ đều do các bộ phận, các phòng ban, các đơn vị trực thuộc thực hiện; hoặc một số dịch vụ hành chính như: công tác in ấn, photo đánh máy tài liệu, lưu trữ văn bản do các bộ phận chuyên môn tự đảm nhận. Cách bố trí này hiện nay đang được áp dụng khá phổ biến vì nó nâng cao tính chủ động cho các bộ phận, bảo đảm phục vụ kịp thời, tiết kiệm thời gian chờ đợi. Tuy nhiên bố trí theo kiểu này cũng gặp hạn chế: có thể không sử dụng hết công suất của thiết bị, năng lực của nhân viên văn phòng, thông tin có thể không kịp thời.

            - Mô hình kiểu tập trung

Đối với các doanh nghiệp đặc trưng của mô hình này là tất cả các nhiệm vụ phải làm theo chức năng xử lý thông tin yểm trợ đều tập trung về văn phòng. Các bộ phận của văn phòng được phân công phụ trách từng nhiệm vụ. Mô hình này thường áp dụng cho các công ty, tập đoàn lớn. Ở các cơ quan khác nếu áp dụng kiểu bố trí này thì một số dịch vụ hành chính như công tác văn thư, lưu trữ, đánh máy, photo tài liệu…đều tập trung vào một số bộ phận chuyên trách. Kiểu bố trí này có ưu điểm là nâng cao hệ số sử dụng công suất thiết bị, sử dụng tối đa năng lực của nhân viên, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện nhân viên, dễ dàng nghiên cứu, cải tiến thủ tục. Tuy nhiên nó cũng có điểm hạn chế: đôi khi công việc quá tải, gây ùn tắc, trì trệ do chuyển giao công việc, xử lý không kịp thời.

- Mô hình hỗn hợp

Ở các doanh nghiệp, mô hình này có đặc điểm là các nhiệm vụ có tính chuyên đề như: kế toán, thống kê, kế hoạch, nhân sự được tách ra các phòng chức năng riêng. Các nhiệm vụ khác như: công tác văn thư, tổng hợp, quản trị…được giao cho phòng hành chính quản trị.

Ở các cơ quan đơn vị cũng có thể áp dụng mô hình này. Cụ thể, công tác văn thư, lưu trữ, tổng hợp, quản trị, … được tập trung ở văn phòng, còn các bộ phận chức năng tự đảm nhận một số dịch vụ hành chính như: thu thập thông tin, photo đánh máy, in ấn tài liệu.

Mô hình này vừa tận dụng ưu điểm vừa khắc phục hạn chế của hai kiểu bố trí trên.

 

                                                                                                ThS. Nguyễn Thị Thảo