vCách trình bày bố cục, nội dung bức thư:

·              Ý chính, tin vui được trình bày đầu thư để tạo tâm lý tốt cho người đọc.

·              Trình bày ý cụ thể và ý phụ theo trình tự thống nhất.

v Văn phong:

·              Câu ngắn gọn, từ ngữ dễ hiểu, diễn đạt tự nhiên

·              Kết thúc nên quay lại ý trọng tâm hoặc nói về triển vọng trong tương lai.

1. VIẾT THƯ BÁO TIN KHÔNG VUI

Một số thư báo tin không vui.

- Thư từ chối thư khiếu nại.

- Thư từ chối thư yêu cầu tín dụng.

- Thư từ chối thư đặt hàng.

- Thư từ chối thư yêu cầu thông thường.

vCách trình bày

Nên đặt ý trọng tâm ở gần cuối thư. Trình tự sắp xếp này có ưu điểm:

·           Giúp người đọc đủ nhận ra chủ đề của lá thư mà không gây cho họ cảm giác thất vọng ở ngay đầu lá thư.

·           Đưa các lý do giải thích trước khi đưa ra lời tuyên bố từ chối, hoặc tin không vui.

·           Tránh được các phản ứng tiêu cực. Người đọc không bị “sốc”.

·           Kết thúc thư một cách đầy thiện chí và khéo léo sẽ tránh cho người đọc cảm thấy căng thẳng bởi tin không vui hoặc kết thúc bằng các ý tích cực (đưa ra một giải pháp khác, một lời đề nghị khuyến mãi…).

v Văn phong

·           Nên dùng từ ngữ dễ hiểu, câu ngắn gọn.

·           Ý chính của  tin không vui, lời từ chối phải rõ ràng.

·           Diễn đạt hành văn một cách tự nhiên, không nên sao chép từ người khác hoặc sách vở.

2.  VIẾT THƯ THUYẾT PHỤC.

Một số loại thư thuyết phục như:

·        Thư bán hàng.

·        Thư nhờ giúp đỡ.

·        Thư đòi nợ.

·        Dòng đầu tiên của thư nhấn mạnh rằng đây là thư đòi nợ.

·        Nêu một vài câu hỏi đơn giản và yêu cầu giải thích tại sao không thanh toán đúng hạn.

·        Yêu cầu thanh toán và nêu khoản tiền nợ.

·        Mỗi thư gửi tiếp theo tạo áp lực mạnh hơn thư trước. Thư yêu cầu khẩn thiết nên do người có chức vụ cao hơn ký sẽ tạo hiệu quả hơn.

3.  THƯ MỜI

Thư mời và thư đáp lời mời thường ngắn gọn và trình bày theo lối triển khai (ý chính trước, ý phụ sau). Thường được diễn đạt bằng văn nói như thể người viết đang ngỏ lời bằng miệng. Do tính chất của loại thư này phần địa chỉ thường đặt cuối thư.

Ví dụ: mời dự tiệc, mời khánh thành, khai trương.

4. THƯ CHIA BUỒN

Loại thư chia buồn với gia đình của bạn hoặc đồng nghiệp có người thân mất, tai nạn hoặc rủi ro bất ngờ. Cần được soạn và gửi ngay.

Có thể mua thiệp chia buồn và viết thêm “xin thành thật chia buồn”.

* Dàn ý đơn giản:

·        Bắt đầu bằng một lời chia sẻ nỗi buồn.

·        Tiếp theo là những vấn đề kỉ niệm làm việc chung với nhau hoặc các mối quan hệ.

·        Kết thúc bằng những từ ngữ an ủi và biểu lộ cảm xúc.

5.THƯ CẢM ƠN.

Khi nhận được một sự giúp đỡ, quà, lời mời hoặc sự nhiệt tình, ân cần… ta phải gửi thư cám ơn.

·        Giọng văn chân thành, ngắn gọn, súc tích.

·        Nêu cụ thể những gì người viết trân trọng.

6. THƯ NHẬN XÉT

·        Thư khen ngợi: khi con người làm việc tốt, có phẩm chất đáng khen.

·        Trình bày một cách chân thành (không quá hoa mỹ).

·        Viết với mục đích tốt.

Viết theo lối triển khai.

Thư phê bình: tỏ thái độ bất bình, không hài lòng về một người nào đó.

Ví dụ: người diễn thuyết dài dòng hoặc lãng phí tiền, thời gian của mọi người.

·        Trình bày một cách chân thành (không gay gắt, tiêu cực).

·        Được viết với mục đích giúp đỡ.

·        Viết theo lối dẫn nhập .

Trương Hoàng Hoa Duyên